Zahlungserinnerungen: 3 Stufen von freundlich bis Mahnung

Ohne aktives Nachfassen zahlen 15–20 % Ihrer Kunden zu spät. Mit einem Drei-Stufen-Ansatz (freundlich, formell, Mahnung) begleichen 95 % innerhalb der Frist.

Der größte Cashflow-Gewinn für ein KMU steckt in konsequenter Zahlungsdisziplin. Ein dreistufiger Erinnerungsprozess hält alles geschäftsmäßig und wirksam zugleich.

Stufe 1: freundliche Erinnerung — Tag 3 nach Fälligkeit

„Hallo, unsere Rechnung Nr. X wurde am [Datum] ausgestellt und war zum [Datum] fällig. Möglicherweise ist sie untergegangen — Link zur Rechnung hier." 80 % zahlen innerhalb von 5 Tagen.

Stufe 2: formelle Zahlungserinnerung — Tag 14

„Wir haben für Rechnung X noch keinen Zahlungseingang verzeichnet. Wir bitten Sie, den Betrag innerhalb von 7 Tagen zu begleichen. Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an." 15 % der ersten Gruppe folgen.

Stufe 3: letzte Mahnung — Tag 28

„Dies ist unsere letzte Mahnung. Sollte der Zahlungseingang bis [Datum] ausbleiben, behalten wir uns vor, Mahnkosten gemäß gesetzlicher Regelung (mindestens 40 €) zu berechnen und die Forderung an ein Inkassobüro zu übergeben." 4 % der Gesamtgruppe.

Die letzten 1 %

Inkasso oder Abschreibung. Siehe uneinbringliche Forderungen.

Automatisieren

Jeder Schritt sollte automatisch ablaufen — E-Mail an Tag 3, Tag 14 und Tag 28. Der Verantwortliche erhält eine Benachrichtigung, sobald die letzte Mahnung versendet wurde (dann lohnt sich manchmal ein persönlicher Anruf). Siehe wiederkehrende Rechnungen automatisieren für die technische Einrichtung.

Ton je nach Kundentyp

• Stammkunde: etwas mehr Spielraum (Tag 5–10–21 statt 3–14–28).
• Neukunde: straff (3–14–28), damit der Standard von Anfang an klar ist.
• Großkunde mit eigenem Zahlungszyklus: an deren Zyklus anpassen, nicht an Ihre Standardeinstellungen.

Siehe auch: Rechnungsstellung – vollständiger Leitfaden, Cashflow-Tipps.