Recordatorios de pago: 3 niveles, del aviso amable a la reclamación formal

Si no haces nada, entre el 15 y el 20 % de tus clientes paga tarde. Con un enfoque de tres niveles (amable, formal, reclamación) el 95 % paga dentro del plazo.

La mayor ganancia de tesorería para una pyme está en la disciplina de cobro. Un proceso de recordatorio en tres niveles mantiene la relación profesional sin perder efectividad.

Nivel 1: recordatorio amable — día 3 tras el vencimiento

"Hola, nuestra factura n.º X se emitió el [fecha] y venció el [fecha]. Es posible que se te haya pasado por alto — enlace a la factura aquí." El 80 % paga en menos de 5 días.

Nivel 2: reclamación formal — día 14

"Aún no hemos recibido el pago de la factura X. Le rogamos que lo efectúe en un plazo de 7 días. Indique el número de factura en la transferencia." El 15 % del primer grupo responde a este aviso.

Nivel 3: última reclamación — día 28

"Este es nuestro último aviso. Si no recibimos el pago antes del [fecha], aplicaremos los gastos administrativos establecidos por ley (mínimo €40) y cederemos el crédito a una agencia de cobros." El 4 % del total llega a este punto.

El último 1 %

Cobro externo o saneamiento contable. Consulta créditos incobrables.

Automatiza el proceso

Cada paso debe ejecutarse de forma automática: correo el día 3, el día 14 y el día 28. El responsable recibe una notificación cuando se envía la última reclamación (en ese momento puede convenir llamar por teléfono). Consulta facturación recurrente para la configuración técnica.

Tono según el tipo de cliente

• Cliente habitual: algo más de margen (días 5-10-21 en lugar de 3-14-28).
• Cliente nuevo: ajustado (3-14-28) para dejar claro el estándar desde el principio.
• Cliente grande con ciclo de pago propio: adáptate a su ciclo, no a tus valores predeterminados.

Véase también: guía completa de facturación, consejos de tesorería.