Betalingsherinneringen: 3 niveaus van beleefd tot aanmaning

Als je niks doet, betaalt 15-20% van je klanten te laat. Met een drie-niveau-aanpak (vriendelijk, formeel, aanmaning) krijgt 95% binnen de termijn.

De grootste cashflow-winst voor een MKB zit in betaaldiscipline. Een drie-niveau-herinneringsproces houdt het zakelijk maar doeltreffend.

Niveau 1: vriendelijke herinnering — dag 3 na vervaldatum

"Hallo, onze factuur nr X was verschenen op [datum] en vervalt op [datum]. Mogelijk heb je hem over het hoofd gezien — link naar factuur hier." 80% betaalt binnen 5 dagen.

Niveau 2: formele aanmaning — dag 14

"Wij hebben nog geen betaling ontvangen voor factuur X. Wij verzoeken u binnen 7 dagen te voldoen. Vermeld factuurnummer bij betaling." 15% van de eerste groep volgt.

Niveau 3: laatste aanmaning — dag 28

"Dit is onze laatste aanmaning. Bij uitblijven van betaling vóór [datum] zullen wij administratieve kosten in rekening brengen conform de wet (€40 minimum) en de vordering overdragen aan incasso." 4% van de totale groep.

De laatste 1%

Incasso of afboeken. Zie oninbare vorderingen.

Automatiseer

Elke stap moet automatisch — mail op dag 3, dag 14, dag 28. Manager krijgt notificatie als laatste aanmaning is verstuurd (dan wil je soms bellen). Zie recurring facturatie voor de technische setup.

Tone-of-voice per klanttype

• Vaste klant: wat meer ruimte (dag 5-10-21 ipv 3-14-28).
• Nieuwe klant: strak (3-14-28) zodat de standaard meteen duidelijk is.
• Grote klant met payment-cyclus: afstemmen op hun cycle, niet je defaults.

Zie ook: facturatie-pillar, cashflow-tips.