MKB-facturatie van quote tot betaling: de complete gids

Offerte, factuur, herinnering, aanmaning, boeking, BTW-aangifte. De hele keten uitgelegd voor ondernemers die het zelf doen of met minimale accountantshulp.

Facturatie is voor veel ondernemers het saaiste maar belangrijkste proces van hun bedrijf. Deze gids loopt de hele keten af, met pointers naar verdieping per onderwerp.

1. Offerte / quote

Een goede offerte is juridisch een aanbod. Accepteert de klant, dan is er een overeenkomst. Let op geldigheidstermijn, betaalcondities en of BTW wel of niet is inbegrepen.

2. Factuur

De Belastingdienst heeft vaste eisen (zie factuurvereisten in Nederland). De must-haves: factuurnummer, datum, BTW-nummer, BTW-specificatie.

3. Verzending en formaat

PDF via e-mail is standaard. Voor overheidsopdrachten is UBL/PEPPOL verplicht. Voor grote zakelijke klanten wordt het steeds vaker gevraagd.

4. Betaaltermijn en opvolging

30 dagen standaard in NL, 14 of 7 dagen voor kleinere klanten. Automatische betalingsherinneringen op dag 7 na vervaldatum bespaart veel telefoontjes.

5. BTW-aangifte

Kwartaal of maandelijks, afhankelijk van omzet. Check BTW 9% vs 21% als je twijfelt welke percentages.

6. Oninbare vorderingen

Klant betaalt niet. Na aanmaning, incasso, uiteindelijk afboeken. Zie oninbare vorderingen.

7. Terugkerende facturen

Als je abonnementen of SaaS verkoopt, moet je recurring facturatie automatiseren. Dat scheelt 80% van je facturatie-tijd.

8. Internationaal

Buitenlandse klanten brengen BTW-reverse-charge, andere valuta, en andere eisen. Zie internationaal factureren.

Verder: creditnota's, factuurnummer-beleid, auto-incasso vs handmatig, factuur in NL + EN.