Wiederkehrende Rechnungen automatisieren: von Handarbeit zu 3 Min./Monat

Wer Abonnements, Serviceverträge oder SaaS anbietet, verschwendet mit manueller Monatsabrechnung wertvolle Zeit. Hier ist das Setup, das funktioniert – ohne 80 €/Monat für MRR-Software auszugeben.

30 Rechnungen manuell pro Monat erstellen kostet 4–6 Stunden. Automatisiert: 3 Minuten zum Prüfen. Das spart über 40 Stunden pro Jahr.

Was muss das Tool leisten?

• Vorlagen pro Kundenabonnement (Preis, Intervall, Beschreibung).
• Geplante Erstellung: Rechnungen werden an einem festen Tag im Monat automatisch erzeugt.
• Automatischer Versand per E-Mail.
• Anbindung an Zahlungsmethoden (iDEAL-Link, SEPA-Lastschrift).
• Übersicht, welche Rechnungen verschickt und welche bezahlt wurden.

Einrichten

1. Pro Kunde: Abonnement aktivieren mit Startdatum, Intervall (monatlich/vierteljährlich/jährlich), Betrag, VAT.
2. Der Scheduler läuft täglich und prüft, welche Abonnements heute eine neue Rechnung fällig haben.
3. Rechnung wird generiert und per E-Mail versendet.
4. Sobald eine Zahlung eingeht (oder ein iDEAL-Klick registriert wird): Rechnung wird als bezahlt markiert.

Vor dem Versand prüfen: ja oder nein?

• Bei weniger als 10 Abonnements: keine Prüfung, direkt versenden.
• Bei 10–50: Stichprobenprüfung neuer oder geänderter Rechnungen.
• Bei 50+: monatliche Freigabe durch den Buchhalter.

Wichtige Sonderfälle

• Preisänderung zum 1. Januar: anteilige Berechnung (Prorata) testen.
• Kunde möchte pausieren (z. B. Urlaub): Unterstützung für Pause und automatische Wiederaufnahme.
• Kunde kündigt: Abonnement beenden, ohne eine weitere Rechnung zu erzeugen.

Siehe auch: Zahlungserinnerungen, Lastschrift vs. manuell.