Automatiser les factures récurrentes : du travail manuel à 3 min/mois

Si vous proposez des abonnements, des contrats de service ou du SaaS, la facturation mensuelle manuelle est une pure perte de temps. Voici la configuration qui fonctionne sans payer €80/mois pour un logiciel MRR.

Créer manuellement 30 factures par mois prend 4 à 6 heures. En automatique : 3 minutes de vérification. Soit plus de 40 heures économisées par an.

Que doit savoir faire l'outil ?

• Des modèles par abonnement client (prix, fréquence, description).
• Création planifiée : générer les factures à une date fixe du mois.
• Envoi automatique par e-mail.
• Intégration avec un moyen de paiement (lien iDEAL, prélèvement automatique SEPA).
• Rapport indiquant quelles factures ont été envoyées et lesquelles ont été réglées.

Configuration

1. Pour chaque client : activer l'abonnement avec une date de début, une fréquence (mensuelle/trimestrielle/annuelle), un montant et la TVA.
2. Le planificateur s'exécute quotidiennement et vérifie quels abonnements nécessitent une nouvelle facture ce jour-là.
3. La facture est générée et envoyée par e-mail.
4. Dès qu'un paiement est reçu (ou qu'un clic iDEAL est enregistré) : la facture passe en statut payé.

Vérification avant envoi : oui ou non ?

• Moins de 10 abonnements : pas de vérification, envoi direct.
• De 10 à 50 : vérification par sondage des nouveaux abonnements ou des modifications.
• 50 et plus : validation mensuelle par le comptable.

Cas particuliers importants

• Changement de tarif au 1er janvier : tester le calcul au prorata.
• Le client demande une pause (ex. vacances) : prise en charge de la mise en pause et de la reprise automatique.
• Le client résilie : clôturer l'abonnement sans générer une facture supplémentaire.

Voir aussi : relances de paiement, prélèvement automatique vs manuel.