Terugkerende facturen automatiseren: van handwerk naar 3 min/maand

Als je abonnementen, servicecontracten of SaaS levert, is handmatige maand-facturatie pure tijdsverspilling. Hier de setup die werkt zonder dat je €80/maand aan MRR-software betaalt.

Handmatig maandelijks 30 facturen maken kost 4-6 uur. Automatisch: 3 minuten reviewen. Dat is 40+ uur per jaar bespaard.

Wat moet de tool kunnen?

• Templates per klant-abonnement (prijs, frequentie, omschrijving).
• Scheduled creation: op vaste dag van de maand de facturen aanmaken.
• Auto-verzending per e-mail.
• Koppeling met betaalmethode (iDEAL-link, SEPA auto-incasso).
• Rapportage welke facturen zijn verstuurd en welke betaald.

Instellen

1. Per klant: abonnement activeren met start-datum, frequentie (maand/kwartaal/jaar), bedrag, BTW.
2. Scheduler draait dagelijks, kijkt welke abonnementen vandaag toe zijn aan een nieuwe factuur.
3. Factuur wordt gegenereerd + gemaild.
4. Als er een betaling binnenkomt (of iDEAL-klik registreert): factuur op paid.

Reviewen voor verzenden: ja of nee?

• Bij < 10 abonnementen: geen review, direct verzenden.
• Bij 10-50: steekproef-review van nieuwe/gewijzigde.
• Bij 50+: accountant-akkoord per maand.

Belangrijke edge cases

• Prijswijziging per 1 januari: test de prorata-berekening.
• Klant vraagt pauze (bijv. vakantie): support voor pause + auto-resume.
• Klant zegt op: abonnement eindigen zonder nog één factuur extra te genereren.

Zie ook: betalingsherinneringen, auto-incasso vs handmatig.