Automatizar facturas recurrentes: del trabajo manual a 3 min/mes

Si ofreces suscripciones, contratos de servicio o SaaS, facturar manualmente cada mes es tiempo puro y duro tirado a la basura. Aquí te explicamos la configuración que funciona sin pagar €80/mes en software de MRR.

Crear 30 facturas manualmente cada mes lleva entre 4 y 6 horas. Con automatización: 3 minutos de revisión. Eso supone un ahorro de más de 40 horas al año.

¿Qué debe poder hacer la herramienta?

• Plantillas por suscripción de cliente (precio, frecuencia, descripción).
• Creación programada: generar las facturas en un día fijo del mes.
• Envío automático por correo electrónico.
• Integración con método de pago (enlace iDEAL, domiciliación SEPA).
• Informes sobre qué facturas se han enviado y cuáles están pagadas.

Configuración

1. Por cliente: activar la suscripción con fecha de inicio, frecuencia (mensual/trimestral/anual), importe e IVA.
2. El programador se ejecuta diariamente y comprueba qué suscripciones requieren una nueva factura ese día.
3. La factura se genera y se envía por correo electrónico.
4. Cuando llega un pago (o se registra un clic en iDEAL): la factura se marca como pagada.

¿Revisar antes de enviar: sí o no?

• Con menos de 10 suscripciones: sin revisión, envío directo.
• Entre 10 y 50: revisión de muestra de las nuevas o modificadas.
• Con 50 o más: aprobación mensual por parte del contable.

Casos especiales importantes

• Cambio de precio a partir del 1 de enero: prueba el cálculo prorrateado.
• El cliente solicita una pausa (p. ej., vacaciones): soporte para pausa y reanudación automática.
• El cliente cancela: cerrar la suscripción sin generar una factura adicional.

Ver también: recordatorios de pago, domiciliación automática vs. manual.