Gutschriften: wann, wie und was man NICHT tun sollte
Eine Rechnung korrigiert man nicht durch Löschen – das ist nicht zulässig. Man stellt eine Gutschrift aus. Hier sind die drei Situationen, in denen sie zum Einsatz kommt, und die häufigsten Stolperfallen.
Eine Gutschrift ist eine „negative Rechnung", die eine frühere Rechnung korrigiert. Steuerlich und rechtlich ist dies der EINZIGE korrekte Weg, eine Rechnung zu ändern.
Drei Situationen
- Vollständige Stornierung: Der Kunde hat das Produkt zurückgegeben oder die Dienstleistung wird storniert. Gutschrift über den vollen Betrag.
- Teilkorrektur: Es wurde zu viel in Rechnung gestellt, oder der Kunde hat nach dem Versand einen Rabatt ausgehandelt. Gutschrift über die Differenz.
- Administrativer Fehler: Falscher VAT-Satz, falscher Betrag, falscher Kunde. Gutschrift zur Originalrechnung + neue Rechnung mit korrekten Daten.
Was steht auf einer Gutschrift?
- Eigene Gutschriftnummer (eigene Nummernserie oder in der Rechnungsserie).
- Verweis auf die ursprüngliche Rechnung („Gutschrift zu Rechnung [Nr.]").
- Grund der Gutschrift.
- Beträge mit Minuszeichen (oder dem Hinweis „gutzuschreiben").
- VAT-Aufschlüsselung (ebenfalls negativ).
Steuerliches
Durch die Gutschrift verringert sich Ihr Umsatz in der VAT-Meldung des betreffenden Zeitraums. Bei einer Korrektur mit bereits eingegangener Zahlung müssen Sie den Betrag zurückerstatten (oder mit einer neuen Rechnung verrechnen).
NICHT tun
- Eine Rechnung löschen/korrigieren ohne Gutschrift.
- Rechnungsnummern überspringen – alle Nummern müssen lückenlos vergeben werden.
- „Informell" Rabatte gewähren ohne Gutschrift.
Siehe auch: Rechnungsanforderungen, Rechnungsnummern-Richtlinie.
Volledige gids: Facturación para pymes de la oferta al cobro: la guía completa
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