Rechnungsnummer-Richtlinien: Was funktioniert, was sorgt für Chaos?

Nummernkreise für 2026 klingt technisch, ist aber Alltag: Fast jede Woche sehe ich KMUs, die mit fehlenden oder doppelten Rechnungsnummern kämpfen. Hier die drei Muster, die wirklich funktionieren.

Das Finanzamt verlangt eine „fortlaufende Nummerierung" je Rechnungskreis. In der Praxis gibt es dafür drei brauchbare Muster.

Muster 1: Eine laufende Reihe pro Jahr

2026-0001, 2026-0002, 2026-0003 … Reset zu Beginn des Kalenderjahres.

Vorteile: einfach, steuerlich einwandfrei.

Nachteile: Beim Jahreswechsel entsteht ein Sprung in der Nummerierung, der für Kunden verwirrend wirken kann.

Muster 2: Eine einzige, endlose Reihe

000001, 000002, …, 003847, 003848. Niemals zurückgesetzt.

Vorteile: Kein Jahreswechsel-Sprung, visuell konsistent.

Nachteile: Bei hohen Nummern wird es unübersichtlich. Nach einigen Jahren entstehen schwer lesbare Zahlenwerte.

Muster 3: Reihe pro Leistungsart

SUB-2026-0001 für Abonnements, PROJ-2026-0001 für Projektarbeit, CON-2026-0001 für Beratungsstunden.

Vorteile: Auswertungen je Reihe sind einfacher.

Nachteile: Bei einer Betriebsprüfung aufwändiger — Sie müssen für jede Reihe nachweisen, dass sie fortlaufend ist.

Was Sie nicht tun sollten

• Eigene Nummerierung pro Kunde. Nicht zulässig.
• Zufällige Nummern oder Codes ohne chronologische Logik.
• Nummern manuell eingeben — immer automatisch generieren lassen.

Bei Fehlern

Rechnung mit falscher Nummer versendet? Erstellen Sie eine Gutschrift zu dieser Rechnung und eine neue mit der korrekten Nummer. Niemals eine Nummer überspringen oder doppelt vergeben.

Siehe auch: Fakturierungs-Übersicht.