Factuurnummer-beleid: wat werkt, wat veroorzaakt chaos?

Nummer-reeksen in 2026 klinkt futuristisch maar in praktijk zie ik elke week een MKB dat met gemiste of dubbele factuurnummers worstelt. Hier de drie patronen die werken.

De Belastingdienst eist "doorlopend genummerd" per facturen-reeks. In praktijk geeft dat drie werkbare patronen.

Patroon 1: één lopende reeks per jaar

2026-0001, 2026-0002, 2026-0003… Reset bij begin kalenderjaar.

Voor: simpel, fiscaal prima.

Tegen: bij jaarwisseling is er een sprong in nummering die voor klanten verwarrend kan lijken.

Patroon 2: één eeuwigdurende reeks

000001, 000002, …, 003847, 003848. Nooit reset.

Voor: geen jaarwisseling-bump, visueel consistent.

Tegen: wordt onleesbaar bij hoge nummers. En na een paar jaar zie je uit de hand gelopen nummers.

Patroon 3: reeks per product-type

SUB-2026-0001 voor subscription, PROJ-2026-0001 voor project-werk, CON-2026-0001 voor consult-uren.

Voor: analytics per reeks is makkelijker.

Tegen: complexer bij fiscale controle — je moet per reeks kunnen aantonen dat hij doorlopend is.

Wat je niet doet

• Per klant eigen nummering. Niet toegestaan.
• Willekeurige nummers of codes zonder chronologische logica.
• Nummers handmatig typen — altijd automatisch genereren.

Bij fouten

Factuur verstuurd met verkeerd nummer? Maak een creditnota op die factuur en een nieuwe met correct nummer. Nooit een nummer overslaan of dubbel gebruiken.

Zie ook: facturatie-pillar.