Creditnota's: wanneer, hoe, en wat NIET doen

Een factuur corrigeren doe je niet door hem te verwijderen — dat mag niet. Je maakt een creditnota. Hier de drie situaties waarin je hem gebruikt en de valkuilen.

Een creditnota is een "negatieve factuur" die een eerdere factuur corrigeert. Fiscaal en juridisch is dit de ENIGE correcte manier om een factuur te wijzigen.

Drie situaties

1. Volledige annulering: klant heeft product geretourneerd of dienst wordt geannuleerd. Creditnota voor het volledige bedrag.
2. Gedeeltelijke correctie: je hebt te veel gefactureerd, of klant heeft korting onderhandeld na verzending. Creditnota voor het verschil.
3. Administratieve fout: verkeerd BTW-tarief, verkeerd bedrag, verkeerde klant. Creditnota op origineel + nieuwe factuur met correcte gegevens.

Wat staat op een creditnota?

• Eigen creditnota-nummer (eigen reeks of in facturen-reeks).
• Verwijzing naar originele factuur ("Creditnota bij factuur [nr]").
• Reden van creditering.
• Bedragen met minus-teken (of "te crediteren" label).
• BTW-specificatie (ook negatief).

Fiscaal

Door de creditnota daalt je omzet in de BTW-aangifte van de betreffende periode. Bij een correctie met reeds ontvangen betaling moet je het geld terugstorten (of met een nieuwe factuur verrekenen).

NIET doen

• Een factuur verwijderen/corrigeren zonder creditnota.
• Factuurnummer overslaan — alle nummers moeten doorlopen.
• "Informeel" korting geven zonder creditnota.

Zie ook: factuurvereisten, factuurnummer-beleid.