Factuurvereisten in Nederland: wat móét erop?

De Belastingdienst heeft een vaste lijst eisen. Als je die mist kan de klant de BTW niet terugvragen én loop je bij een controle risico. Hier de checklist.

Een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet is juridisch wel een factuur, maar bij BTW-aftrek of een controle loopt de klant tegen problemen aan. Hier de checklist.

Verplicht op elke factuur

1. Het woord "factuur" (of "invoice" bij Engelstalige).
2. Factuurnummer (opeenvolgend, zie factuurnummer-beleid).
3. Factuurdatum.
4. Leveringsdatum (indien anders dan factuurdatum).
5. Bedrijfsgegevens leverancier: naam, adres, KvK-nummer, BTW-ID.
6. Bedrijfsgegevens afnemer: naam, adres, BTW-ID bij B2B.
7. Omschrijving van de prestatie.
8. Aantal en eenheid.
9. Bedrag exclusief BTW.
10. BTW-tarief per regel.
11. Totaal BTW-bedrag.
12. Totaal inclusief BTW.
13. Betalingstermijn (of vervaldatum).
14. Eventueel: "BTW verlegd" bij reverse charge.

Extra aanbevolen (niet verplicht)

• IBAN + BIC.
• Betaalwijzen (iDEAL-link, bankoverschrijving).
• Verwijzing naar offerte / inkooporder bij zakelijke klanten.
• Leveringsvoorwaarden / kleine lettertjes op achterkant of via URL.

Veelgemaakte fouten

• BTW-nummer mist op klant-factuur bij een ICL (reverse charge).
• Factuurnummer heeft een gat of duplicaat.
• Factuurdatum > 14 dagen na levering (mag wettelijk wel, maar wringt met betaaltermijnen).
• "Verschotten" onduidelijk gescheiden van eigen diensten.

Zie ook: facturatie-pillar, factuurnummer-beleid.