E-Mail-Weiterleitung nach Austritt: Welche Regeln gelten?

Ein Firmenpostfach an eine Führungskraft weiterzuleiten klingt simpel. Doch es lauern Fallen: GDPR, alte Kontakte, Verwirrung bei Kunden. Hier das Rezept.

Nach dem Austritt eines Mitarbeiters leitest du seine geschäftliche E-Mail weiter. Drei Konfigurationsoptionen – jede mit eigenen Abwägungen.

Option 1: Vollständige Weiterleitung an den Nachfolger

Alle E-Mails werden an den Kollegen weitergeleitet. Einfach, aber der Nachfolger erhält auch Spam, Newsletter von nicht geschäftsrelevanten Diensten und eher private E-Mails. Empfohlen für maximal 30 Tage.

Option 2: Weiterleitung mit Autoreply

E-Mails werden weitergeleitet + automatische Antwort: „[Name] ist nicht mehr bei [Unternehmen] tätig. Bitte wenden Sie sich für Ihr Anliegen an [Nachfolger]." Gibt dem Absender Klarheit. Bevorzugte Lösung in 90 % der Fälle.

Option 3: Nur Autoreply, keine Weiterleitung

Nur eine automatische Antwort ohne Weiterleitung. Geeignet, wenn explizit datenschutzsensibel – z. B. bei ausgeschiedenen HR-Mitarbeitern.

Was du einstellen musst

• Weiterleitungsdauer: maximal 30 Tage (Standard) oder 90 Tage (Ausnahme).
• Autoreply-Text: sachlich, kurz, mit Kontaktdaten des Nachfolgers.
• Log-Eintrag: wann eingerichtet, von wem, bis wann.
• Vorsicht bei Delegierung: technisch ein anderes Konzept, mit mehr Rechten als eine einfache Weiterleitung. Nicht versehentlich verwenden.

GDPR-Rahmen

Du darfst geschäftliche E-Mails, die nach dem Austritt eingehen, für geschäftliche Zwecke lesen. Du darfst KEINE privaten E-Mails lesen. In der Praxis: Autoreply + Weiterleitung an einen Funktionsträger – kein massenweises Durchlesen.

Siehe auch: Offboarding-Leitfaden, 30-Tage-Regel.