Aufbewahrungsfristen Personalakte: Was aufbewahren, wie lange?

Gehaltsabrechnungen 7 Jahre, Mitarbeitergespräche 2 Jahre, Absageschreiben 4 Wochen. Hier die Aufbewahrungsfristen im Überblick — ohne unnötiges juristisches Fachchinesisch.

Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters musst du wissen, was du aufbewahren darfst und was nicht. Zu lange aufbewahren = GDPR-Risiko. Zu kurz aufbewahren = Beweisrisiko bei Arbeitsstreitigkeiten. Hier die Richtlinien.

Steuerrecht — 7 Jahre

Alles, was das Finanzamt anfordern kann: Gehaltsabrechnungen, Arbeitsvertrag, Arbeitsbedingungen, Kostenerstattungen für Weiterbildungen, Abrechnungen, Jahreslohnbescheinigungen. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht beträgt 7 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses.

Tarifvertrag/Arbeitsrecht — variiert

• Vertrag + Änderungen: 7 Jahre (Überschneidung mit Steuerrecht).
• Mitarbeitergespräche und Beurteilungen: 2 Jahre.
• Fehlzeiten- und Krankheitserfassung: 2 Jahre ab Ende des Arbeitsverhältnisses.
• Führungszeugnisse (VOG): so lange wie für die Stelle erforderlich (in der Regel kürzer).

Bewerber — kurze Fristen

• Abgelehnte Bewerber: max. 4 Wochen, außer bei Einwilligung zur längeren Speicherung für zukünftige Stellen (1 Jahr).
• Eingestellte Bewerber: werden Teil der Personalakte.

GDPR-relevante Daten

• Fotos: während des Arbeitsverhältnisses; bei Ausscheiden löschen, sofern kein berechtigter geschäftlicher Grund vorliegt.
• Steueridentifikationsnummer: nur für die Lohnbuchhaltung.
• Medizinische Daten: ausschließlich beim Betriebsarzt, nicht in der HR-Akte.
• Gesprächsnotizen von Führungskräften: nicht dauerhaft anlegen, keinesfalls 7 Jahre aufbewahren.

Offboarding-Maßnahme

Erstelle einen Aufbewahrungsprozess: Direkt nach dem Ausscheiden kategorisierst du die Akte. Unterlagen, die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden gelöscht. Unterlagen, die unter die 7-Jahres-Pflicht fallen, wandern in ein Archiv mit eingeschränktem Zugriff.

Siehe auch: rechtlicher Rahmen Offboarding, Verarbeitungsverzeichnis.