Wasserdichtes Offboarding in 12 Schritten

Jemand verlässt das Unternehmen. Im KMU-Umfeld entstehen hier die meisten Datenlecks. Eine Checkliste, die abdeckt, was wirklich zu tun ist – mit Fristen, Verantwortlichen und typischen Fallstricken.

Für das Onboarding nehmen sich Unternehmer problemlos 3 Stunden Zeit. Für das Offboarding oft nur 20 Minuten am letzten Arbeitstag. Genau da geht es schief.

Die 12 Schritte — in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit

1. Erst deaktivieren, später löschen. Am letzten Arbeitstag: Account auf disabled setzen, nicht löschen. So können E-Mails noch eingesehen und Dateien noch wiederhergestellt werden.
2. Privilegierten Zugriff sofort entziehen. Global Admin, AWS root, Buchhaltungs-Admin — diese Rechte werden sofort entzogen, nicht erst am letzten Tag. Siehe Privileged Access.
3. Gemeinsame Passwörter ändern. Alles im Password-Vault, worauf diese Person Zugriff hatte. Ja, wirklich alles. Siehe Verwaltung gemeinsamer Passwörter.
4. E-Mail-Weiterleitung einrichten. An den Vorgesetzten oder Nachfolger, für 30 Tage. Siehe E-Mail-Weiterleitung nach dem Ausscheiden.
5. Abwesenheitsnotiz einrichten. „Ich bin hier nicht mehr tätig. Bitte wenden Sie sich an X."
6. Laptop einziehen. Siehe Device Retrieval.
7. MFA-Token deaktivieren. Authenticator-Apps, Hardware-Token, SMS-Nummern.
8. Einzelne SaaS-Accounts widerrufen. Alles, was nicht über SSO läuft (SaaS-Inventar).
9. Kunden- und Projektübergabe. Siehe Kundenübergabe.
10. Vault-Einträge übertragen.
11. Nach 30 Tagen: E-Mails archivieren und Account löschen. Siehe 30-Tage-Regel.
12. Dokumentieren, was getan wurde. Eine Seite pro Offboarding, aufbewahrt als Audit-Nachweis.

Wer macht was?

HR löst den Prozess aus. IT / Office-Manager setzt ihn um. Der Vorgesetzte übernimmt die Kunden- und Projektübergabe. Die Geschäftsleitung zeichnet die Schritte 1–3 ab (die mit dem höchsten Risiko).

Daraus einen Prozess machen, keine Checkliste

Am besten als Prozess im Tool abbilden, mit je Schritt: Verantwortlichem, SLA und Nachweis.

Weiterführend: rechtlicher Rahmen, Onboarding-Offboarding-Parität, Skript für den letzten Arbeitstag.