Transfert d'e-mail après un départ : quelles règles s'appliquent ?

Rediriger une boîte mail professionnelle vers un manager semble anodin. Pourtant, les pièges sont réels : GDPR, anciens contacts, confusion chez les clients. Voici la marche à suivre.

Après le départ d'un collaborateur, vous redirigez ses e-mails professionnels. Trois options de configuration, chacune avec ses compromis.

Option 1 : transfert complet vers le successeur

Tous les e-mails sont transmis au collègue. Simple, mais le successeur reçoit aussi les spams, les newsletters de services non pertinents et les messages à caractère privé. Recommandé pour 30 jours maximum.

Option 2 : transfert avec réponse automatique

Les e-mails sont transmis + réponse automatique : « [nom] ne fait plus partie de [entreprise]. Pour toute question, veuillez contacter [successeur] ». Informe clairement l'expéditeur. Solution privilégiée dans 90 % des cas.

Option 3 : réponse automatique uniquement, sans transfert

Uniquement une réponse automatique, sans redirection. Pour les cas où la confidentialité est particulièrement sensible (ex. : départ d'un collaborateur RH).

Ce qu'il faut configurer

• Durée du transfert : 30 jours maximum (standard) ou 90 jours (exception).
• Texte de la réponse automatique : professionnel, concis, avec les coordonnées du successeur.
• Entrée de journal : date de configuration, par qui, jusqu'à quand.
• Attention à la délégation : concept techniquement différent, avec davantage de droits qu'un simple transfert. À ne pas utiliser par inadvertance.

Cadre GDPR

Vous êtes autorisé à consulter les e-mails professionnels reçus après le départ d'un collaborateur, à des fins professionnelles. Vous n'êtes PAS autorisé à lire les e-mails personnels. En pratique : réponse automatique + transfert vers le responsable désigné, sans lecture en masse.

Voir aussi : pilier offboarding, règle des 30 jours.