E-mail forwarding na vertrek: welke regels zijn er?

Een bedrijfsmailbox forwarden naar een manager lijkt triviaal. Er zitten valkuilen in: GDPR, oude contacten, verwarring bij klanten. Hier het recept.

Na het vertrek van een medewerker forward je zijn zakelijke e-mail. Drie configuratie-opties, elk met afwegingen.

Optie 1: volledig forward naar opvolger

Alle mail gaat door naar de collega. Simpel, maar de opvolger krijgt ook spam, nieuwsbrieven van niet-zakelijk-relevante diensten, en privé-achtige mail. Maximaal 30 dagen aanbevolen.

Optie 2: forward met autoreply

Mail gaat door + automatische reply "[naam] is niet meer werkzaam bij [bedrijf]. Voor uw vraag wend u zich tot [opvolger]". Geeft de afzender duidelijkheid. Preferred voor 90% van de gevallen.

Optie 3: autoreply only, geen forward

Alleen een autoreply zonder doorsturen. Voor wie expliciet privacy-gevoelig is (bijv. vertrokken HR-medewerker).

Wat je moet instellen

• Forward duur: maximaal 30 dagen (standaard) of 90 dagen (uitzondering).
• Autoreply tekst: zakelijk, kort, met opvolger-contactgegevens.
• Log-entry: wanneer ingesteld, door wie, tot wanneer.
• Pas op met delegatie: technisch ander concept, meer rechten dan forward. Niet per ongeluk gebruiken.

AVG-kader

Je mag zakelijke e-mail lezen die na vertrek binnenkomt voor zakelijke doeleinden. Je mag GEEN persoonlijke e-mail lezen. In de praktijk: autoreply + forward naar functionaris, geen bulk-doorlezen.

Zie ook: offboarding-pillar, 30-dagen-regel.