Reenvío de correo tras la baja de un empleado: ¿qué normas aplican?

Reenviar el buzón corporativo de un empleado que se va parece sencillo. Pero hay trampas: GDPR, contactos antiguos, confusión en los clientes. Aquí tienes la receta.

Cuando un empleado abandona la empresa, reenvías su correo corporativo. Tres opciones de configuración, cada una con sus ventajas e inconvenientes.

Opción 1: reenvío total al sucesor

Todo el correo se redirige al compañero. Sencillo, pero el sucesor también recibe spam, boletines de servicios sin relevancia laboral y mensajes de carácter personal. Se recomienda un máximo de 30 días.

Opción 2: reenvío con respuesta automática

El correo se redirige + respuesta automática: "[nombre] ya no trabaja en [empresa]. Para cualquier consulta, contacte con [sucesor]". Aclara la situación al remitente. Recomendada para el 90 % de los casos.

Opción 3: solo respuesta automática, sin reenvío

Únicamente una respuesta automática sin redirigir los mensajes. Indicada cuando la privacidad es especialmente sensible (p. ej., un empleado de RRHH que causa baja).

Qué debes configurar

• Duración del reenvío: máximo 30 días (por defecto) o 90 días (excepción).
• Texto de la respuesta automática: profesional, breve y con los datos de contacto del sucesor.
• Registro: cuándo se configuró, quién lo hizo y hasta cuándo está activo.
• Cuidado con la delegación: es un concepto técnicamente diferente y otorga más permisos que un simple reenvío. No la uses por error.

Marco GDPR

Está permitido leer el correo corporativo recibido tras la baja del empleado con fines empresariales. NO está permitido leer correo personal. En la práctica: respuesta automática + reenvío al responsable designado, sin leer los mensajes en bloque.

Véase también: pilar de offboarding, regla de los 30 días.