Dar acceso a tu contable externo a la contabilidad

Tu contable necesita poder acceder a Exact o Moneybird. ¿Cómo lo haces de forma segura, duradera y sin que nadie sepa quién tiene acceso tras dos cambios de contable?

El acceso del contable a tu software de contabilidad es una cuestión recurrente. La tentación de resolverlo rápidamente con el login de administrador es grande. Y en el 99% de los casos, eso es precisamente donde todo se descontrola.

La forma correcta, prácticamente igual para cada programa

1. Una cuenta propia para el contable. No compartas tu cuenta de administrador. Usa el rol de contable integrado si existe (Exact y Moneybird lo tienen ambos).
2. Limita el alcance por ejercicio fiscal. La mayoría de los programas permiten dar acceso únicamente al ejercicio anterior y al actual.
3. Activa MFA en la cuenta del contable. Su empresa debería exigirlo internamente, pero un doble seguro nunca está de más.
4. Documenta la relación. ¿Qué persona del despacho contable tiene qué permisos? En caso de cambio, debes poder actualizarlo.
5. Revisión anual. El cierre del ejercicio es el momento natural: ¿sigue X trabajando en el despacho? ¿Sigue necesitando acceso?

Gestión de contraseñas en su lado

El despacho contable tiene su propia política de contraseñas. Lo que tú puedes hacer es asegurarte de que el correo de restablecimiento de contraseña llegue a un buzón controlado, no a la cuenta personal de un contable en particular. Así sobrevivirás a un cambio de contable.

Exportaciones de datos: ¿sí o no?

Los contables suelen querer exportaciones en Excel o CSV. Es perfectamente válido, pero documéntalo: ¿quién ha generado qué exportación y cuándo? Los programas de contabilidad modernos registran esto; es un requisito del GDPR si los datos contienen información personal.

Consulta también acceso de terceros y consultores y la lista de verificación de offboarding — esta última también aplica cuando cambias de contable.