Externe accountant toegang geven tot je boekhouding

Je accountant moet in Exact of Moneybird kunnen. Hoe geef je dat veilig, blijvend, en zonder dat de toegang na twee accountantswisselingen niemand meer kent?

Accountantstoegang tot je boekhoudpakket is een terugkerend vraagstuk. De verleiding is groot om het even snel via de admin-login te doen. Dat is 99% van de gevallen waar het uit de hand loopt.

Juiste manier, ongeveer gelijk voor elk pakket

1. Eigen account voor de accountant. Niet je admin delen. Gebruik de ingebouwde accountant-rol als die er is (Exact en Moneybird hebben beide).
2. Beperk scope per boekjaar. Meeste pakketten laten toe om alleen het afgelopen + lopende boekjaar te ontsluiten.
3. Zet MFA aan voor het accountants-account. Hun bedrijf zou dat intern moeten eisen, maar dubbele belt-and-braces kan geen kwaad.
4. Leg de relatie vast. Wie van het accountantskantoor heeft welke rechten? Bij wisseling moet je dit kunnen updaten.
5. Jaarlijkse review. Jaarafsluiting is het natuurlijke moment: werkt X nog bij het accountantskantoor? Heeft dezelfde nog toegang nodig?

Wachtwoord-beheer aan hun kant

Hun accountantskantoor heeft zijn eigen password-policy. Wat jij kunt doen: zorgen dat de wachtwoord-reset-mail naar een gecontroleerde mailbox gaat, niet naar een persoonlijke account van één accountant. Zo overleef je een accountant-wisseling.

Data-exports: wel of niet?

Accountants willen vaak exports in Excel of CSV. Dat moet kunnen, maar documenteer het: wie heeft welke export wanneer gemaakt? Moderne boekhoudpakketten loggen dit; AVG-vereiste als er persoonsgegevens in zitten.

Zie ook externe partijen toegang en de offboarding-checklist — die laatste geldt ook als je van accountant wisselt.