Dar acceso a terceros sin dejar la puerta abierta

Consultor, contable, desarrollador freelance, empresa colaboradora. Personas que no son empleados pero necesitan acceder a algo. Aquí tienes un patrón que funciona sin acabar con 47 cuentas fantasma después de 2 años.

Los terceros externos son la categoría en la que la higiene de accesos se descontrola con más facilidad. No aparecen en tu sistema de RRHH, su incorporación es informal y su salida muchas veces solo la notas cuando alguien dice "ah, con ellos ya no trabajamos desde hace medio año".

Seis reglas para evitarlo

1. Convención de nombres diferenciada. ext.jan.dejong@tuempresa.es o usando el nombre de la empresa externa. Visualmente identificable de inmediato.
2. Fecha de vencimiento obligatoria. Consulta acceso temporal. No pongas "desconocido" — pon una fecha, aunque sea dentro de 12 meses, pero una fecha.
3. Alcance mínimo. No una cuenta M365 propia con permisos completos; mejor acceso de invitado a sitios SharePoint específicos o a un único buzón compartido.
4. Sin acceso privilegiado. Un consultor puede consultar información, no tomar decisiones de administrador (o solo con un alcance explícito y una fecha de vencimiento).
5. Sección separada en el gestor de contraseñas. No mezclar con las credenciales compartidas internas.
6. Responsable interno por nombre. Por cada externo: ¿quién dentro de tu empresa es el responsable? Si esa persona se va, debe haber alguien que tome el relevo.

El patrón de revisión

Cada trimestre, en tu revisión de accesos: trata la sección "terceros externos" por separado. Pregunta al contacto interno: "¿sigue siendo relevante? ¿la fecha de vencimiento sigue vigente?" Si no hay respuesta, desactiva el acceso hasta recibirla.

¿Qué pasa con los asesores y contables?

Entran dentro de "terceros externos", pero con una relación a largo plazo. El patrón: acceso únicamente a la aplicación de contabilidad, sin cuenta de correo en tu tenant, y revisión anual comparada con la duración del contrato. Consulta también cómo gestionar el acceso de un contable externo.