Contraseñas compartidas: cómo gestionarlas sin volverte loco

El acceso de administrador al registrador de dominios, las cuentas de redes sociales, el portal de clientes. Esas contraseñas las conocen 3 personas y compartirlas por Excel es un error — aquí está la solución correcta.

Hay cuentas que no tienen un "propietario" claro: la cuenta principal de tu registrador de dominios, el acceso corporativo a Twitter/X, la bandeja de entrada de soporte al cliente. Esas cuentas necesitan ser accesibles para entre 2 y 5 personas. ¿Cómo hacerlo de forma segura?

Regla 1: guárdalas en un vault

Nunca en una hoja de cálculo, nunca en un correo electrónico, nunca en una página de Notion. Sí en 1Password, Bitwarden, o en un vault integrado como AccessGuard Vault, que admite ACL por usuario y un registro de auditoría de cada descifrado.

Regla 2: lista de acceso explícita

Para cada cuenta compartida, define quién puede verla. Menos es más. Una cuenta de redes sociales puede gestionarse perfectamente entre 2 personas; no hay ninguna razón para que toda la empresa tenga acceso a ella.

Regla 3: rotación ante cualquier cambio

En cuanto alguien deja de estar en la lista de acceso, se cambia la contraseña. Ver offboarding paso 3. Sin excepciones. De lo contrario, tendrás una cuenta con el rastro de "un excompañero sigue conociendo la contraseña".

Regla 4: MFA siempre que sea posible

Las cuentas compartidas también necesitan MFA. Las aplicaciones de autenticación modernas (Authy, 1Password) admiten tokens compartidos. Los tokens de hardware también son válidos, pero requieren una transferencia física.

Regla 5: registro de auditoría

¿Quién consultó la contraseña y cuándo? Si no puedes demostrarlo, ante un incidente no podrás determinar si hubo un uso indebido. Cualquier vault serio registra esto.

Lo que NO funciona

• Una sola persona que conoce todas las contraseñas + una "copia de seguridad" en papel guardada en una caja fuerte.
• Un Excel en SharePoint con "todas las credenciales" — aunque esté protegido con contraseña.
• Vaults donde todo el mundo puede verlo todo. Las ACL son tus aliadas.

Ver también: gestión de accesos privilegiados, cómo elegir un gestor de contraseñas.