Donner accès à votre comptable externe à votre comptabilité

Votre comptable doit pouvoir accéder à Exact ou Moneybird. Comment lui donner cet accès de façon sécurisée et durable, sans que personne ne sache plus qui a quoi après deux changements de comptable ?

L'accès comptable à votre logiciel de comptabilité est une question récurrente. La tentation est grande de s'en sortir rapidement via l'identifiant administrateur. C'est pourtant dans 99 % des cas la source des problèmes.

La bonne méthode, à peu près identique pour chaque logiciel

1. Un compte dédié pour le comptable. Ne partagez pas votre compte admin. Utilisez le rôle comptable intégré s'il existe (Exact et Moneybird en proposent tous les deux).
2. Limitez la portée par exercice comptable. La plupart des logiciels permettent de n'ouvrir l'accès qu'à l'exercice précédent et à l'exercice en cours.
3. Activez le MFA sur le compte comptable. Leur cabinet devrait l'exiger en interne, mais une double précaution ne fait jamais de mal.
4. Documentez la relation. Qui, au sein du cabinet comptable, dispose de quels droits ? En cas de changement, vous devez pouvoir mettre ces informations à jour.
5. Revue annuelle. La clôture annuelle est le moment naturel pour vérifier : X travaille-t-il encore au cabinet ? A-t-il encore besoin d'un accès ?

Gestion des mots de passe de leur côté

Leur cabinet comptable possède sa propre politique de mots de passe. Ce que vous pouvez faire : veiller à ce que l'e-mail de réinitialisation du mot de passe soit envoyé vers une boîte mail contrôlée, et non vers le compte personnel d'un seul comptable. Vous survivrez ainsi à un changement de comptable.

Exports de données : oui ou non ?

Les comptables souhaitent souvent des exports en Excel ou CSV. C'est tout à fait possible, mais documentez-le : qui a créé quel export et à quelle date ? Les logiciels de comptabilité modernes journalisent ces actions — c'est une exigence GDPR dès lors que des données personnelles sont concernées.

Voir aussi l'accès aux tiers et prestataires externes et la checklist d'offboarding — cette dernière s'applique également lors d'un changement de comptable.