Externem Steuerberater Zugang zur Buchhaltung geben

Ihr Steuerberater muss in Exact oder Moneybird arbeiten können. Wie richten Sie das sicher, dauerhaft und nachvollziehbar ein – auch nach einem Steuerberaterwechsel?

Den Steuerberater-Zugang zum Buchhaltungsprogramm einzurichten ist eine immer wiederkehrende Aufgabe. Die Versuchung ist groß, das kurz über den Admin-Login zu erledigen. Das ist in 99 % der Fälle der Anfang vom Ende.

Der richtige Weg – weitgehend gleich für jedes Programm

1. Eigenes Konto für den Steuerberater. Teilen Sie niemals Ihren Admin-Zugang. Nutzen Sie die integrierte Steuerberater-Rolle, sofern vorhanden (Exact und Moneybird bieten beide eine solche Rolle).
2. Zugriff auf Geschäftsjahre einschränken. Die meisten Programme erlauben es, nur das vergangene und das laufende Geschäftsjahr freizugeben.
3. MFA für das Steuerberater-Konto aktivieren. Das sollte das Beratungsbüro intern ohnehin verlangen, aber ein doppelter Sicherheitsgurt schadet nie.
4. Die Zugangsbeziehung dokumentieren. Welche Person des Steuerbüros hat welche Rechte? Bei einem Wechsel müssen Sie das schnell aktualisieren können.
5. Jährliche Überprüfung. Der Jahresabschluss ist der natürliche Zeitpunkt: Arbeitet X noch beim Steuerbüro? Benötigt dieselbe Person weiterhin Zugang?

Passwortverwaltung auf deren Seite

Das Steuerbüro hat seine eigene Passwort-Richtlinie. Was Sie tun können: Sicherstellen, dass die Passwort-Reset-E-Mail an ein kontrolliertes Postfach geht – nicht an das persönliche Konto eines einzelnen Beraters. So überstehen Sie einen Steuerberaterwechsel problemlos.

Datenexporte: ja oder nein?

Steuerberater benötigen häufig Exporte in Excel oder CSV. Das ist in Ordnung, sollte aber dokumentiert werden: Wer hat welchen Export wann erstellt? Moderne Buchhaltungsprogramme protokollieren dies; bei personenbezogenen Daten ist das zudem eine GDPR-Anforderung.

Siehe auch Zugang für externe Parteien und die Offboarding-Checkliste – Letztere gilt auch beim Wechsel des Steuerberaters.