Plazos de conservación por categoría de datos en pymes

¿Cuánto tiempo conservas datos de clientes, candidatos, facturas o grabaciones CCTV? Aquí las categorías más importantes en una tabla resumen, con la fuente de cada plazo.

Los datos no pueden conservarse más tiempo del necesario. Lo que se considera "necesario" varía según la categoría. A continuación, las directrices para las categorías de datos habituales en pymes.

Financiero (fiscal)

• Facturas, recibos, cuentas anuales: 7 años (fiscal).
• Datos sobre bienes inmuebles: 10 años (fiscal).
• Administración de nóminas: 5 años (tras el fin de la relación laboral).

Datos de clientes

• Expediente de cliente con contrato vigente: duración del contrato + obligación legal de conservación.
• Expediente de cliente tras fin de contrato: 2 años (reclamaciones de garantía, seguimiento), luego anonimizar.
• Historial de facturas de clientes: 7 años (fiscal).
• Tickets de soporte: 1-2 años.
• Notas en CRM: 2 años tras el último contacto.

RRHH

• Datos salariales: 7 años (fiscal).
• Contrato laboral: 7 años tras su finalización.
• Evaluaciones de desempeño: 2 años tras el fin de la relación laboral.
• Absentismo/enfermedad: 2 años tras el fin de la relación laboral.
• Candidatos rechazados: máximo 4 semanas; con consentimiento, 1 año.
• Consulta también: expediente de personal.

Web / marketing

• Suscripciones a newsletter: mientras el opt-in esté activo.
• Registros de analítica (GA): 14 meses por defecto, configurable.
• Formularios web: 30 días salvo que exista una finalidad de tratamiento concreta.
• Registro de consentimiento de cookies: 3 años.

CCTV / videovigilancia

• Máximo 4 semanas, salvo que exista un incidente concreto.

Incidentes

• Registro de brechas de datos: 3 años.
• Registro de incidentes: 3-5 años (ver registro de incidentes).

Ver también: pilar GDPR, registro de actividades de tratamiento.