Bewaartermijnen per data-categorie in het MKB

Hoe lang bewaar je klantdata, sollicitanten, facturen, CCTV-beelden? Hier de belangrijkste categorieën in een overzichtstabel, met bron per termijn.

Bewaren mag niet langer dan nodig. Wat "nodig" is, is per categorie verschillend. Hier de richtlijnen voor MKB-data-categorieën.

Financieel (fiscaal)

• Facturen, bonnen, jaarrekeningen: 7 jaar (fiscaal).
• Onroerend goed-gegevens: 10 jaar (fiscaal).
• Loonadministratie: 5 jaar (na einde dienstverband).

Klant-data

• Klantdossier lopend contract: duur contract + juridische bewaarplicht.
• Klantdossier na einde contract: 2 jaar (garantie-claims, follow-up), dan anonimiseren.
• Klanthistorie facturen: 7 jaar (fiscaal).
• Support-tickets: 1-2 jaar.
• CRM-notities: 2 jaar na laatste contact.

HR

• Salarisgegevens: 7 jaar (fiscaal).
• Arbeidscontract: 7 jaar na einde.
• Functioneringsgesprekken: 2 jaar na einde dienstverband.
• Verzuim/ziekte: 2 jaar na einde dienstverband.
• Sollicitanten afgewezen: max 4 weken, met consent 1 jaar.
• Zie personeelsdossier.

Website / marketing

• Nieuwsbrief-inschrijvingen: zolang opt-in actief is.
• Analytics-logs (GA): 14 maanden standaard, aanpasbaar.
• Webformulieren: 30 dagen tenzij concreet verwerkingsdoel.
• Cookie-consent-log: 3 jaar.

CCTV / cameratoezicht

• Maximaal 4 weken, tenzij concreet incident.

Incidenten

• Datalek-registratie: 3 jaar.
• Incident-log: 3-5 jaar (zie incidentenlog).

Zie ook: AVG-pillar, verwerkersregister.