Durées de conservation par catégorie de données dans les PME

Combien de temps conserver les données clients, candidatures, factures ou images CCTV ? Voici les principales catégories dans un tableau récapitulatif, avec la source de chaque délai.

La conservation ne doit pas dépasser ce qui est nécessaire. Ce qui est « nécessaire » varie selon la catégorie. Voici les lignes directrices pour les catégories de données des PME.

Financier (fiscal)

• Factures, reçus, comptes annuels : 7 ans (fiscal).
• Données immobilières : 10 ans (fiscal).
• Administration des salaires : 5 ans (après la fin du contrat de travail).

Données clients

• Dossier client – contrat en cours : durée du contrat + obligation légale de conservation.
• Dossier client après fin de contrat : 2 ans (réclamations de garantie, suivi), puis anonymisation.
• Historique des factures clients : 7 ans (fiscal).
• Tickets de support : 1 à 2 ans.
• Notes CRM : 2 ans après le dernier contact.

RH

• Données salariales : 7 ans (fiscal).
• Contrat de travail : 7 ans après la fin.
• Entretiens d'évaluation : 2 ans après la fin du contrat de travail.
• Absences / maladie : 2 ans après la fin du contrat de travail.
• Candidats refusés : 4 semaines maximum, 1 an avec consentement.
• Voir dossier du personnel.

Site web / marketing

• Inscriptions à la newsletter : aussi longtemps que l'opt-in est actif.
• Journaux analytiques (GA) : 14 mois par défaut, paramétrable.
• Formulaires web : 30 jours sauf finalité de traitement précise.
• Journal de consentement aux cookies : 3 ans.

CCTV / vidéosurveillance

• 4 semaines maximum, sauf incident avéré.

Incidents

• Registre des violations de données : 3 ans.
• Journal des incidents : 3 à 5 ans (voir journal des incidents).

Voir aussi : pilier GDPR, registre des traitements.