Redactie in het offboarding-proces: welke documenten moet je opschonen?
Ex-medewerker-data moet opgeruimd volgens AVG-bewaartermijnen. Redactie helpt bij documenten die je wel wilt bewaren maar zonder persoons-identificatie.
Na offboarding blijven er documenten bestaan waar de ex-medewerker in voorkomt. Fiscale bewaarplicht zegt: bewaren. AVG zegt: minimaliseer identificeerbaarheid. Redactie lost het op.
Categorieën om te overwegen
- Salarisstroken (7 jaar fiscaal): blijven in originele vorm — BSN en bedragen zijn onderdeel van de fiscale bewijsvoering.
- Functioneringsverslagen (2 jaar): na termijn volledig verwijderen, tenzij dispuut lopend.
- Project-documenten waar ex-medewerker in staat (bewaren voor klanthistorie): naam vervangen door rol of initialen.
- Interne memo's en verslagen: afwegen per document.
- E-mail-archief: na 30 dagen forwarding, archief bewaren per retentie-beleid; de meeste e-mail-data is na 1-2 jaar te anonimiseren of te verwijderen.
Proces
- Identificeer documenten die behouden moeten blijven.
- Beoordeel per document: is persoonsidentificatie nog nodig, of mag naam/bedrijfsfunctie volstaan?
- Redigeer de niet-noodzakelijke identificatie.
- Log de redactie (wanneer, door wie, welk document) — zie audit trail.
- Plan herzieningsmoment (bijv. jaarlijks).
Automatiseren voor volume
Bij > 50 ex-medewerkers/jaar loont pattern-based bulk-redactie: naam-detectie en vervanging. Onze PDF Redact Business heeft hier tooling voor.
Zie ook: offboarding-pillar, bewaartermijnen.
Volledige gids: PDF redactie voor MKB: de complete gids
Dit artikel is onderdeel van onze uitgebreide PDF redactie-gids. Lees de pillar voor het complete plaatje.
Lees de pillar →