Adreswijziging van een leverancier: gewoon doorvoeren of eerst even bellen?

Een leverancier mailt een nieuw adres of contactpersoon en je administratie past het aan — zonder check. Waarom dit een klassieke opstap is naar factuurfraude, en hoe je het in drie simpele stappen afvangt.

Je krijgt een mailtje van een leverancier: "Bij deze onze nieuwe adresgegevens, graag verwerken in jullie systeem." Adres, KvK-nummer, contactpersoon. Klinkt onschuldig, en je administratie past het netjes aan. Twee maanden later blijkt dat de factuur naar een verkeerd bedrijf ging, of dat een pakket bij een leegstaand pand werd afgeleverd.

Adreswijzigingen zijn een blinde vlek. We checken IBAN's (terecht), we bellen soms na bij een nieuw bankrekeningnummer, maar een adres of contactpersoon? Dat wordt meestal zonder morren doorgevoerd. Terwijl dit een klassieke opstap is naar factuurfraude en identiteitsmisbruik.

Waarom dit een probleem is

Een fraudeur die een leverancier of klant nabootst, begint zelden met "boem, betaal deze factuur naar dit nieuwe IBAN". Dat valt op. Wat wel werkt is een geleidelijke opbouw:

1. Eerst een onschuldige wijziging doorgeven — nieuw postadres, nieuwe contactpersoon, nieuw telefoonnummer.
2. Een paar weken later een normale factuur, met misschien een klein detail dat afwijkt.
3. Daarna komt de echte klap: een spoedbetaling, een nieuw IBAN, een verzoek om vertrouwelijke stukken door te sturen.

Doordat de eerste stap al door je administratie is "goedgekeurd", voelt de rest legitiem. Je systeem klopt immers met wat de fraudeur later stuurt.

Wat je in de praktijk ziet

• Nieuw postadres van een bestaande leverancier, doorgegeven per mail, zonder telefoontje.
• Nieuwe contactpersoon ("Jan is uit dienst, ik neem het over") met een mailadres op een nét andere domeinnaam.
• KvK-nummer of BTW-nummer dat is gewijzigd "vanwege een herstructurering".
• Een nieuw factuuradres waar facturen naartoe moeten — vaak een postbus of virtueel kantoor.

Elk van deze wijzigingen kan legitiem zijn. Bedrijven verhuizen, mensen stromen door, structuren wijzigen. Het probleem is niet dát het gebeurt, maar dat het meestal zonder verificatie wordt doorgevoerd.

Een simpele werkwijze voor je administratie

Je hoeft geen fraudeafdeling op te tuigen. Drie stappen zijn genoeg om 90% van de risico's af te vangen.

1. Bel terug via een bekend nummer

Krijg je een mail met een adres- of contactwijziging? Bel de leverancier via het nummer dat je al hád — niet het nummer uit de mail. Dus: het nummer op je oude factuur, of het nummer op hun website (getypt in je browser, niet geklikt uit de mail). Eén vraag: "Klopt het dat jullie een adreswijziging hebben doorgegeven?" Vijf minuten werk.

2. Verifieer KvK en BTW bij de bron

Als een leverancier meldt dat het KvK- of BTW-nummer is veranderd: check het. Bij de KvK-database én bij de EU-VIES voor BTW-nummers. Duurt letterlijk een minuut per stuk. Met onze BTW-check zie je direct of een nummer geldig is en op welke naam het staat. Komt dat niet overeen met wat de leverancier je meldt? Rode vlag.

3. Leg wijzigingen vast in je systeem

Noteer bij elke doorgevoerde wijziging: datum, wie het doorgaf (mail én naam), wie het verifieerde en hoe. Dat hoeft geen ingewikkeld proces te zijn — een velletje in de leveranciersmap of een notitie in je boekhoudsysteem volstaat. Waarom? Als er later iets mis blijkt, kun je precies terugvinden waar het is ontstaan. En als je verzekeraar of bank vraagt om te bewijzen dat je zorgvuldig hebt gehandeld, heb je iets in handen.

Rode vlaggen die je moet herkennen

Niet elke wijziging is verdacht, maar deze patronen verdienen extra aandacht:

• De mail komt van een nét andere domeinnaam dan gebruikelijk (denk: leverancier-bv.nl in plaats van leverancierbv.nl).
• Er wordt haast gemaakt: "graag deze week nog doorvoeren, anders krijgt onze boekhouding problemen".
• De afzender is nieuw voor jou — een naam die je nog nooit eerder hebt gezien in de correspondentie.
• Het nieuwe adres is een postbus of virtueel kantoor in een andere stad dan het oorspronkelijke bedrijf.
• De wijziging valt samen met een openstaande factuur die binnenkort betaald moet worden.

En als je klant een adreswijziging doorgeeft?

Denk niet alleen aan leveranciers. Als jouw klant een wijziging doorgeeft — nieuw factuuradres, nieuwe contactpersoon, ander btw-nummer — dan is dat óók een moment voor een korte check. Vooral als er binnenkort een grote levering of dienst aankomt. Fraudeurs die zich voordoen als klant komen voor: gratis producten of diensten, of het omleiden van creditnota's.

Maak het een routine, geen incident

Het mooiste is als dit soort checks gewoon deel worden van je administratieve routine, net als een IBAN-verificatie of een BTW-check. Niet dramatisch, niet paranoïde — gewoon: "we bellen even terug, standaard". Dan wordt het onderdeel van hoe jullie werken, in plaats van een uitzonderlijke actie die je vergeet op drukke dagen.

Wil je dit soort administratieve checks structureel goed inrichten? Onze BTW-check en IBAN-check zijn een goed begin. Loop je aan tegen bredere vragen over factuurstromen en verificatie? Kijk eens naar onze toegang-check — daar hoort inzicht in wie welke wijzigingen mag doorvoeren ook bij.