Een factuur die klopt? Vijf snelle checks voor je overmaakt

Een factuur die er echt uitziet, maar met een vervalst rekeningnummer. Vijf checks die je doet vóór je overmaakt, plus twee tools die het snel maken.

Je krijgt een mail van een leverancier: "Hierbij de factuur van juli." Bijlage erin, PDF opent netjes, bedrag klopt ongeveer met wat je verwacht. Je maakt over. Klaar.

Behalve dat de bijlage een vervalste factuur was. Het echte bedrijf bestaat, de mail zag er goed uit, maar het IBAN in de PDF was van een oplichter. Dit soort factuurfraude neemt toe, en het gemene is: de mail komt vaak niet eens door je spamfilter, omdat het domein legitiem lijkt of daadwerkelijk gekaapt is.

Hieronder een korte, praktische checklist die je kunt doen vóór je op "goedkeuren" of "overmaken" klikt. Geen boekhoudkundig verhaal, gewoon vier minuten aandacht.

1. Klopt het IBAN met wat je eerder betaalde?

De simpelste check, en meteen de meest effectieve. Zoek in je bankomgeving of boekhouding op de bedrijfsnaam en kijk naar welk rekeningnummer je vorige keer betaalde. Is dat hetzelfde? Prima. Is het anders? Dan wil je weten waarom.

Let op: fraudeurs veranderen soms maar één of twee cijfers in het IBAN, waardoor het op het eerste gezicht lijkt te kloppen. Vergelijk cijfer voor cijfer, of gebruik copy-paste vanuit een oude factuur.

2. Klopt het IBAN met de bedrijfsnaam?

Een IBAN is opgebouwd volgens vaste regels. Je kunt controleren of het IBAN geldig is (correct opgebouwd) én bij welke bank het hoort. Als de factuur van een Nederlands bedrijf komt maar het IBAN begint met bijvoorbeeld HU (Hongarije) of LT (Litouwen), is dat een reden om even te bellen. Niet automatisch fout — sommige bedrijven bankieren buitenlands — maar wel een reden om te dubbelchecken.

Met onze IBAN-check zie je in één oogopslag of een IBAN geldig is en van welke bank het is. Handig als eerste filter.

3. Klopt het KVK- en btw-nummer?

Op elke zakelijke factuur hoort een KVK-nummer en (bij btw-plichtige leveranciers) een btw-nummer. Als die ontbreken, is dat al gek. Staan ze er wel op, dan kun je ze verifiëren:

• Het KVK-nummer check je gratis via het openbare handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Het btw-nummer controleer je via onze btw-check. Die trekt het door VIES (het Europese systeem) en laat zien of het nummer actief is en op welke naam het staat.

Als de naam op het btw-nummer afwijkt van de afzender van de factuur: pas op.

4. Wie stuurde de mail écht?

Kijk niet alleen naar de weergavenaam in je mail, maar naar het volledige mailadres. "Jan van Bakker Groothandel <j.vanbakker@bakker-groothandel-nl.com>" ziet er bekend uit, tot je ziet dat het echte domein bakkergroothandel.nl is, zonder streepje en zonder .com.

Twijfel? Bel het bedrijf via een telefoonnummer dat je zelf opzoekt (dus niet het nummer in de mail of factuur). Vraag of ze inderdaad die factuur hebben gestuurd en of het IBAN klopt. Twee minuten werk, honderden euro's veiligheid.

5. Verwacht je deze factuur eigenlijk?

De belangrijkste vraag, en de makkelijkste om over te slaan. Fraudeurs sturen graag facturen voor "domeinregistratie", "vermelding in bedrijvengids", "SEO-abonnement" of "onderhoud website". Dingen die vaag genoeg zijn dat je denkt: oh ja, dat zal wel ergens uit lopen.

Als je twijfelt: leg de factuur even opzij en vraag intern of iemand deze dienst heeft afgenomen. Geen antwoord? Dan is de factuur waarschijnlijk vals.

Rode vlaggen op een rij

• Ander IBAN dan de vorige keer, zonder aankondiging.
• Buitenlands IBAN bij een Nederlands bedrijf.
• Vaag omschreven dienst ("onderhoud", "listing", "renewal").
• Haast: "gelieve binnen 3 dagen te voldoen om onderbreking te voorkomen".
• Afzenderdomein wijkt subtiel af van het echte bedrijfsdomein.
• Geen KVK- of btw-nummer, of nummers die niet kloppen.
• Bedrag net laag genoeg om niet op te vallen (denk aan 47 of 89 euro).

Maak er een klein routine-tje van

Je hoeft niet elke factuur uit te pluizen. Bij bekende leveranciers waar je maandelijks betaalt, volstaat een blik op het IBAN. Maar bij:

• een nieuwe leverancier,
• een gewijzigd rekeningnummer, of
• een onverwacht bedrag,

doe je even de volle check. Vijf minuten. Dat is alles.

Wat als het toch mis is gegaan?

Betaald en later pas ontdekt dat het fraude was? Bel meteen je bank. Als de betaling nog niet definitief verwerkt is, kan die soms teruggehaald worden. Doe ook aangifte bij de politie — niet omdat je verwacht je geld terug te zien, maar omdat het bij herhaalde meldingen wél leidt tot onderzoek.

Meld verdachte facturen ook bij de Fraudehelpdesk. Zij houden patronen bij en waarschuwen andere bedrijven.

Kort samengevat

Twee tools die je hier direct bij helpen:

• IBAN-check — is het rekeningnummer geldig en van welke bank?
• Btw-check — staat dit btw-nummer op naam van wie je denkt?

Wil je factuurcontrole steviger inbedden in je administratie, of denk je dat je mailomgeving beter afgeschermd kan worden tegen nep-afzenders? Kijk dan eens naar onze mail-beveiliging (SPF/DKIM/DMARC). Dat maakt het voor fraudeurs een stuk lastiger om zich als jouw leveranciers voor te doen.