Inventaire SaaS : quels outils tournent vraiment dans votre entreprise ?

Une PME dispose en moyenne de 47 abonnements SaaS actifs. La moitié est inconnue des équipes. Sans inventaire, la gestion des accès est impossible : vous ne savez pas quelles portes surveiller.

Gérer les accès sans inventaire, c'est vider l'océan à la petite cuillère. Vous ne pouvez contrôler qui a accès à quoi qu'en sachant d'abord à quels « quoi » vous avez affaire.

Comment établir une liste exploitable

1. Commencez par vos relevés de carte bancaire et de compte. Filtrez les prélèvements récurrents liés à des fournisseurs SaaS. Vous couvrez ainsi vos abonnements connus.
2. Interrogez chaque responsable de service. « Quels outils votre équipe utilise-t-elle sans passer par l'IT ? » Préparez-vous aux surprises.
3. Consultez vos logs DNS (ou utilisez Cloudflare). Quels domaines sont les plus visités depuis les appareils de l'entreprise ? *.slack.com, *.notion.so, *.hubspot.com…
4. Logs SSO. Si vous utilisez Microsoft 365 ou Google Workspace comme SSO, toutes les applications connectées apparaissent dans la console d'administration.
5. Recensez le shadow IT. Les outils achetés par des collaborateurs avec un compte et un e-mail personnels — à formaliser ou à remplacer.

Que noter pour chaque SaaS ?

• Nom + URL
• Utilité métier (en 1 phrase)
• Classification des données : quelles données sensibles y sont stockées ?
• Nombre d'utilisateurs + €/mois
• Responsable (propriétaire interne)
• Compte administrateur : où sont stockés les identifiants ?
• MFA : activé / désactivé / par utilisateur
• SSO : oui / non / possible mais non activé
• Date de fin de contrat

Fréquence : une mise à jour par trimestre

Liez cette démarche à votre revue des accès. Un seul moment de revue, deux objectifs : vérifier les accès existants et mettre à jour l'inventaire.

Faites des économies en faisant le ménage

À chaque tour d'inventaire, vous repérez 2 à 5 abonnements à résilier ou à réduire. De quoi largement rentabiliser la démarche.

À lire aussi : gérer le shadow IT pour aborder la dimension humaine du sujet (vos collègues n'apprécient pas forcément qu'on remplace leur outil préféré).