Inventario SaaS: ¿qué aplicaciones están activas realmente en tu empresa?
La empresa mediana tiene 47 suscripciones SaaS activas. La mitad no las conoce nadie. Sin un inventario no puedes gestionar accesos, porque no sabes qué puertas tienes que controlar.
Gestionar accesos sin un inventario es como vaciar el mar con un cubo. Solo puedes revisar quién tiene acceso a qué cuando sabes exactamente qué "qué" existe.
Cómo elaborar una lista operativa
- Empieza por los extractos de tarjeta de crédito y cuenta bancaria. Filtra los cargos recurrentes de proveedores SaaS. Esto cubre tus suscripciones conocidas.
- Pregunta a cada responsable de área. "¿Qué herramientas usa tu equipo que no pasaron por IT?" Prepárate para las sorpresas.
- Revisa tus logs de DNS (o usa Cloudflare). ¿Qué dominios se visitan más desde los dispositivos de empresa? *.slack.com, *.notion.so, *.hubspot.com…
- Logs de SSO. Si usas Microsoft 365 o Google Workspace como SSO, todas las apps conectadas aparecen en la consola de administración.
- Haz inventario del shadow IT. Las herramientas que los empleados han contratado con cuentas y correos personales: formalízalas o sustitúyelas.
¿Qué registras de cada SaaS?
- Nombre + URL
- Finalidad empresarial (en 1 frase)
- Clasificación de datos: ¿qué información sensible contiene?
- Número de usuarios + €/mes
- Responsable (propietario interno)
- Cuenta de administrador: ¿dónde están las credenciales?
- MFA: activado / desactivado / por usuario
- SSO: sí / no / disponible pero sin implementar
- Fecha de vencimiento del contrato
Frecuencia: actualización trimestral
Vincúlalo a tu revisión de accesos. Un solo momento de revisión, dos objetivos: comprobar los accesos existentes y actualizar el inventario.
Ahorra mientras ordenas
En cada ronda de inventario encontrarás entre 2 y 5 suscripciones que puedes cancelar o reducir. Eso amortiza el proceso con creces.
Ver también: limpiar el shadow IT para la parte política del asunto (a los compañeros no les hace gracia que les quites su herramienta favorita).
Volledige gids: Control de accesos para pymes: la guía completa (2026)
Dit artikel is onderdeel van onze uitgebreide Toegangsbeheer-gids. Lees de pillar voor het complete plaatje.
Lees de pillar →