SaaS-Inventar erstellen: Was läuft eigentlich in deinem Unternehmen?

Das durchschnittliche KMU hat 47 aktive SaaS-Abonnements. Die Hälfte kennt niemand. Ohne Inventar ist kein vernünftiges Zugriffsmanagement möglich – denn man weiß nicht, welche Türen man überhaupt prüfen muss.

Zugriffsmanagement ohne Inventar ist wie Böden wischen bei laufendem Wasserhahn. Du kannst erst überprüfen, wer wo Zugriff hat, wenn du weißt, welche „Wos" es überhaupt gibt.

So kommst du zu einer brauchbaren Liste

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1. Fang mit deinen Kreditkarten- und Kontoauszügen an. Filtere nach wiederkehrenden Abbuchungen von SaaS-Anbietern. Damit erfasst du alle bekannten Abonnements.
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2. Frag jede Abteilungsleitung. „Welche Tools nutzt dein Team, die nicht über die IT laufen?" – Ein echter Aha-Moment.
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3. Prüfe deine DNS-Logs (oder nutze Cloudflare). Welche Domains werden von Unternehmensgeräten am häufigsten aufgerufen? *.slack.com, *.notion.so, *.hubspot.com …
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4. SSO-Logs. Wenn du Microsoft 365 oder Google Workspace als SSO nutzt, sind alle verbundenen Apps in der Admin-Konsole aufgeführt.
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5. Inventarisiere die Shadow IT. Tools, die Mitarbeitende mit privatem Account und privater E-Mail-Adresse gekauft haben – die solltest du formalisieren oder ersetzen.
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Was erfasst du pro SaaS?

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• Name + URL
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• Geschäftlicher Zweck (in 1 Satz)
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• Datenklassifizierung: Welche sensiblen Daten sind darin gespeichert?
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• Anzahl Nutzer + €/Monat
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• Verantwortliche Person (interne/r Eigentümer/in)
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• Admin-Account: Wo sind die Zugangsdaten hinterlegt?
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• MFA: ein / aus / pro Nutzer
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• SSO: ja / nein / möglich, aber nicht eingerichtet
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• Vertragsende
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Rhythmus: vierteljährlich aktualisieren

Verknüpfe das mit deinem Access Review. Ein Review-Termin, zwei Ziele: bestehende Zugriffe prüfen und gleichzeitig das Inventar aktualisieren.

Spare Geld beim Aufräumen

Bei jeder Inventarrunde findest du 2–5 Abonnements, die du kündigen oder reduzieren kannst. Das macht den Aufwand mehr als wett.

Siehe auch: Shadow IT aufräumen – für die politische Seite der Geschichte (Kolleginnen und Kollegen sind nicht begeistert, wenn ihr Lieblingstool ausgetauscht wird).