SaaS-inventaris opstellen: wat draait er eigenlijk in je bedrijf?

Het gemiddelde MKB heeft 47 actieve SaaS-abonnementen. De helft weet niemand van. Zonder inventaris kun je geen toegangsbeheer doen, want je weet niet welke deuren je moet controleren.

Toegangsbeheer zonder inventaris is dweilen met de kraan open. Je kunt pas reviewen wie ergens toegang heeft als je weet welke "ergens" er allemaal zijn.

Hoe je tot een werkbare lijst komt

1. Start vanuit je creditcard- en bankafschriften. Filter op terugkerende afschrijvingen van SaaS-leveranciers. Dit dekt je bekende abonnementen.
2. Vraag elke afdelingsleider. "Welke tools gebruikt je team die niet via IT zijn geregeld?" Schrokken momentje.
3. Check je DNS-logs (of gebruik Cloudflare). Welke domeinen worden het meest bezocht vanaf bedrijfsdevices? *.slack.com, *.notion.so, *.hubspot.com …
4. SSO-logs. Als je Microsoft 365 of Google Workspace als SSO gebruikt, staan alle verbonden apps in de admin-console.
5. Inventariseer de shadow IT. Tools die mensen met privé-account en privé-mail hebben gekocht — die wil je formaliseren of vervangen.

Wat leg je per SaaS vast?

• Naam + URL
• Zakelijk doel (in 1 zin)
• Data-classificatie: welke gevoelige data staat erin?
• Aantal gebruikers + €/maand
• Verantwoordelijke (interne eigenaar)
• Admin-account: waar staan de credentials?
• MFA: aan / uit / per-user
• SSO: wel / niet / mogelijk-maar-niet-ingezet
• Einddatum contract

Frequentie: elk kwartaal bijwerken

Koppel dit aan je access review. Eén review-moment, twee doelen: bestaande toegang checken én inventaris actualiseren.

Bespaar terwijl je opruimt

Bij elke inventaris-ronde vind je 2–5 abonnementen die je kunt opzeggen of afbouwen. Dat betaalt het proces ruimschoots terug.

Zie ook: shadow IT opruimen voor de politieke kant van het verhaal (collega's vinden het niet leuk als je hun favoriete tool inruilt).