Checklist de IT para onboarding: ¿qué debe estar listo el día 1?

El mejor primer día de trabajo es uno aburrido. El portátil funciona, las cuentas están listas, las carpetas están compartidas. Esta checklist cubre el escenario típico de pymes con 12 sistemas y 4 roles.

Un buen onboarding de IT es invisible: el nuevo empleado no nota ninguna fricción. Un mal onboarding de IT son decenas de tickets de helpdesk en la primera semana. Aquí tienes la checklist que funciona para un escenario típico de pyme.

Día -2: preparación

• RRHH envía la solicitud de acceso con: nombre, rol, fecha de inicio, responsable
• IT / office manager selecciona el paquete de roles
• Se prepara el portátil (imagen Windows/Mac, enrolamiento corporativo en Intune/Jamf)
• Se crea la cuenta de correo y las licencias (pero aún no se activan)

Día -1: cuentas activas

• Activa la cuenta de M365 o Google a las 17:00 del día anterior
• Aplica el perfil de acceso base
• Aplica el perfil específico del rol
• Añade al empleado a los canales de Slack/Teams correspondientes a su rol
• Configura el registro de MFA como obligatorio en el primer inicio de sesión
• Envía un correo de bienvenida con la contraseña temporal y la invitación a 1Password al correo personal

Día 1: mañana (9:00–12:00)

• El responsable recibe al nuevo compañero
• Primer inicio de sesión + configuración de MFA
• Reunión de introducción con IT / office manager (30 min): vault, MFA, política de contraseñas, nociones básicas de seguridad
• Presentación al equipo

Día 1: tarde

• Acceso a formaciones específicas por herramienta (LinkedIn Learning, lista de reproducción de YouTube, documentación interna)
• Tarde de lectura: wiki corporativa, política de seguridad
• Primer commit en el repositorio de práctica (para desarrolladores)

Semana 1: seguimiento

• Día 3: check-in con el responsable e IT. ¿Algo no funciona? Solucionarlo ahora.
• Día 5: «¿tienes todo lo que necesitas?» — suele haber 1 o 2 sistemas que se olvidaron
• Día 14: revisar qué accesos se han utilizado realmente. ¿Sin uso? Revocar.

Los errores más comunes

• Crear las cuentas el mismo día 1. Garantía de que el día 1 será un día de estrés.
• Que cualquier responsable pueda elegir cualquier paquete de roles. Conduce a accesos que no se corresponden con el puesto.
• No tener un rol definido y rellenarlo sobre la marcha. Genera inconsistencias y matrices imposibles de auditar.

Ver también: offboarding, paridad onboarding-offboarding.