IT-Onboarding-Checkliste: Was muss am ersten Tag bereitstehen?

Der beste erste Arbeitstag ist ein langweiliger. Laptop funktioniert, Accounts sind eingerichtet, Ordner freigegeben. Diese Checkliste deckt das typische KMU-Szenario mit 12 Systemen und 4 Rollen ab.

Gute Onboarding-IT ist unsichtbar: Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter bemerkt keinerlei Reibung. Schlechte Onboarding-IT bedeutet einen Berg an Helpdesk-Tickets in der ersten Woche. Hier ist die Checkliste, die für ein typisches KMU-Szenario funktioniert.

Tag -2: Vorbereitung

• HR leitet die Zugriffsanfrage weiter mit: Name, Rolle, Startdatum, Vorgesetzte/r
• IT / Office-Manager wählt das Rollenprofil
• Laptop wird vorbereitet (Windows/Mac-Image, Unternehmens-Enrollment in Intune/Jamf)
• E-Mail-Account und Lizenzen werden angelegt (aber noch nicht aktiviert)

Tag -1: Accounts aktivieren

• M365- oder Google-Account um 17:00 Uhr am Vortag aktivieren
• Das Birthright-Profil anwenden
• Das rollenspezifische Profil anwenden
• Zu den passenden Slack/Teams-Kanälen der Rolle hinzufügen
• Temporäre MFA-Registrierung beim ersten Login als Pflicht einrichten
• Willkommens-E-Mail mit temporärem Passwort und 1Password-Einladung an die private E-Mail senden

Tag 1: Vormittag (9:00–12:00)

• Vorgesetzte/r empfängt die neue Kollegin / den neuen Kollegen
• Erster Login + MFA-Einrichtung
• Einführungsgespräch mit IT / Office-Manager (30 Min.): Vault, MFA, Passwort-Richtlinie, Security-Grundlagen
• Vorstellung im Team

Tag 1: Nachmittag

• Zugang zu toolspezifischen Schulungen (LinkedIn Learning, YouTube-Playlist, interne Docs)
• Lesenachmittag: Unternehmens-Wiki, Security-Richtlinie
• Erster Commit im Praxis-Repo (für Entwickler/innen)

Woche 1: Nachverfolgen

• Tag 3: Check-in mit Vorgesetzten und IT. Funktioniert etwas nicht? Jetzt beheben.
• Tag 5: „Haben Sie alles, was Sie brauchen?" — Oft stellt sich heraus, dass 1–2 Systeme vergessen wurden.
• Tag 14: Überprüfen, welche Zugriffsrechte tatsächlich genutzt wurden. Nicht genutzt? Entziehen.

Die häufigsten Fehler

• Accounts erst am ersten Tag anlegen. Garantiert, dass Tag 1 zum Stresstag wird.
• Alle Vorgesetzten können beliebige Rollenprofile auswählen. Führt zu Zugriffsrechten, die nicht zur Stelle passen.
• Keine ausgearbeitete Rolle — ad hoc befüllen. Führt zu Inkonsistenz und undurchschaubaren Berechtigungsmatrizen.

Weiterführend: Offboarding, Onboarding-Offboarding-Parität.