Schwärzung im Offboarding-Prozess: Welche Dokumente müssen bereinigt werden?

Daten ehemaliger Mitarbeiter müssen gemäß den DSGVO-Aufbewahrungsfristen bereinigt werden. Schwärzung hilft bei Dokumenten, die Sie aufbewahren möchten – aber ohne Personenidentifikation.

Nach dem Offboarding bleiben Dokumente bestehen, in denen der ehemalige Mitarbeiter vorkommt. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht sagt: aufbewahren. Die DSGVO sagt: Identifizierbarkeit minimieren. Schwärzung löst diesen Konflikt.

Kategorien, die zu berücksichtigen sind

• Gehaltsabrechnungen (7 Jahre steuerlich): verbleiben in Originalform – Steuer-ID und Beträge sind Teil des steuerlichen Nachweises.
• Mitarbeitergespräche und Beurteilungen (2 Jahre): nach Ablauf der Frist vollständig löschen, es sei denn, ein Rechtsstreit ist anhängig.
• Projektdokumente, in denen der ehemalige Mitarbeiter aufgeführt ist (aufbewahren für die Kundenhistorie): Name durch Rolle oder Initialen ersetzen.
• Interne Memos und Protokolle: je nach Dokument einzeln abwägen.
• E-Mail-Archiv: nach 30 Tagen Weiterleitung das Archiv gemäß Aufbewahrungsrichtlinie sichern; die meisten E-Mail-Daten können nach 1–2 Jahren anonymisiert oder gelöscht werden.

Vorgehensweise

1. Dokumente identifizieren, die aufbewahrt werden müssen.
2. Pro Dokument prüfen: Ist die Personenidentifikation noch erforderlich, oder reichen Name/Funktion in anonymisierter Form?
3. Nicht notwendige Identifikationsdaten schwärzen.
4. Die Schwärzung protokollieren (wann, von wem, welches Dokument) – siehe Audit Trail.
5. Einen Überprüfungstermin festlegen (z. B. jährlich).

Automatisierung bei großem Volumen

Bei > 50 ehemaligen Mitarbeitern pro Jahr lohnt sich eine musterbasierte Massenschwärzung: automatische Namenserkennung und -ersetzung. Unser PDF Redact Business bietet hierfür die passenden Tools.

Siehe auch: Offboarding-Übersicht, Aufbewahrungsfristen.