Redacción en el proceso de offboarding: ¿qué documentos debes limpiar?

Los datos de ex-empleados deben eliminarse conforme a los plazos de conservación del GDPR. La redacción documental ayuda con los documentos que quieres conservar, pero sin datos identificativos.

Tras el offboarding siguen existiendo documentos en los que aparece el ex-empleado. La obligación fiscal de conservación dice: guárdalos. El GDPR dice: minimiza la identificabilidad. La redacción documental resuelve el conflicto.

Categorías a tener en cuenta

• Nóminas (7 años, obligación fiscal): se conservan en su forma original — el número de identificación fiscal y los importes forman parte de la documentación fiscal.
• Informes de evaluación (2 años): eliminar por completo tras el plazo, salvo que haya una disputa en curso.
• Documentos de proyecto en los que aparece el ex-empleado (conservar por el historial del cliente): sustituir el nombre por el rol o las iniciales.
• Memorandos e informes internos: valorar documento por documento.
• Archivo de correo electrónico: tras 30 días de reenvío, conservar el archivo según la política de retención; la mayoría de los datos de correo pueden anonimizarse o eliminarse pasados 1-2 años.

Proceso

1. Identifica los documentos que deben conservarse.
2. Evalúa cada documento: ¿sigue siendo necesaria la identificación personal, o basta con el nombre o el cargo?
3. Redacta la información identificativa no imprescindible.
4. Registra la redacción (cuándo, por quién, qué documento) — véase audit trail.
5. Programa una revisión periódica (p. ej., anual).

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Véase también: offboarding, plazos de conservación.