M365-Lizenzverwaltung: bis zu 20 % sparen ohne Funktionsverlust

Die meisten KMUs haben 15–20 % mehr Lizenzen als nötig — ausgeschiedene Mitarbeitende, falscher Plan, doppelte Abonnements. Hier ein Review-Ansatz, der sich von selbst bezahlt macht.

Bei einem typischen KMU mit 40 Mitarbeitenden sind €2.000–4.000/Monat für M365-Lizenzen keine Seltenheit. Mit regelmäßigen Lizenz-Reviews lassen sich davon problemlos 15–20 % einsparen.

Wo steckt Lizenzverschwendung?

• Ausgeschiedene Mitarbeitende, deren Lizenz noch zugewiesen ist („vergessen freizugeben").
• Nutzer mit E3, die nur Basic-Funktionen verwenden.
• Nutzer mit Business Premium, obwohl ihre Tätigkeiten Business Standard erfordern.
• Doppelt gekaufte Add-ons (Teams Phone, obwohl bereits E5 vorhanden).
• Lizenzen für Shared Mailboxes < 50 GB (sind kostenlos — keine Lizenz erforderlich).

Quartals-Review

1. Nutzer und Lizenzen aus dem Admin Center exportieren.
2. Mit der HR-Abteilung abgleichen: Wer ist noch im Unternehmen?
3. Nutzung prüfen: letzter Sign-in > 60 Tage = überprüfen.
4. Feature-Nutzung prüfen (M365 Usage Reports): E3, aber nur Word/Excel? Downgrade möglich.
5. Nicht genutzte Lizenzen innerhalb von 2 Wochen entziehen.

Verknüpfung mit dem Offboarding

Direkt beim Offboarding: Lizenz noch 30 Tage für den Mailbox-Zugriff behalten, danach freigeben. Andernfalls entstehen monatlich €12–35 unnötige Kosten.

Was bringt das?

Bei 40 Nutzern: durchschnittlich €300–600/Monat gespart. Jährlich €3.600–7.200. Der Review selbst dauert 2 Stunden pro Quartal. Die Rendite liegt auf der Hand.

Siehe auch: M365-Pillar, regelmäßige Access Reviews.