Gestion des licences M365 : économisez jusqu'à 20 % sans perdre en fonctionnalité

La plupart des PME ont 15 à 20 % de licences en trop — collaborateurs partis, mauvais plan, abonnements en double. Voici une méthode d'audit qui se rembourse d'elle-même.

Dans une PME classique de 40 personnes, il n'est pas rare de dépenser 2 000 à 4 000 €/mois en licences M365. En réalisant des audits réguliers, il est facile d'en réduire la facture de 15 à 20 %.

D'où vient le gaspillage de licences ?

• Des collaborateurs partis dont la licence est encore attribuée (« oublié de la libérer »).
• Des utilisateurs avec un plan E3 qui n'utilisent que les fonctions de base.
• Des utilisateurs avec Business Premium alors que leurs usages correspondent à Business Standard.
• Des add-ons achetés en double (Teams Phone alors qu'ils ont déjà E5).
• Des licences pour des boîtes aux lettres partagées < 50 Go (elles sont gratuites — aucune licence requise).

Audit trimestriel

1. Exporter les utilisateurs et leurs licences depuis le Admin Center.
2. Croiser avec les RH : qui est encore en poste ?
3. Vérifier l'activité : dernière connexion > 60 jours = à examiner.
4. Analyser l'usage des fonctionnalités (M365 Usage Reports) : plan E3 mais uniquement Word/Excel ? Rétrogradation possible.
5. Désaffecter les licences inutilisées dans les 2 semaines.

Lien avec l'offboarding

Dès l'offboarding : conserver la licence 30 jours pour l'accès à la boîte mail, puis la libérer. Sinon, elle continue à « facturer » 12 à 35 €/mois inutilement.

Quel est le gain ?

Pour 40 utilisateurs : une économie moyenne de 300 à 600 €/mois, soit 3 600 à 7 200 € par an. L'audit lui-même ne prend que 2 heures par trimestre. Le retour sur investissement parle de lui-même.

Voir aussi : pilier M365, revues d'accès périodiques.