Gestión de licencias M365: ahorra hasta un 20% sin perder funcionalidad
La mayoría de las pymes tienen entre un 15 y un 20% más de licencias de las que necesitan: empleados que ya no están, planes incorrectos, suscripciones duplicadas. Aquí tienes un método de revisión que se paga solo.
En una pyme típica de 40 personas, no es raro gastar entre 2.000 y 4.000 €/mes en licencias de M365. Con revisiones periódicas, es fácil reducir ese gasto entre un 15 y un 20%.
¿Dónde se desperdician las licencias?
- Empleados que ya se fueron pero siguen con la licencia asignada ("nos olvidamos de liberarla").
- Usuarios con E3 que solo usan las funciones básicas.
- Usuarios con Business Premium cuyas tareas corresponden a Business Standard.
- Complementos comprados por duplicado (Teams Phone cuando ya se tiene E5).
- Licencias para buzones compartidos de menos de 50 GB (son gratuitos — no necesitan licencia).
Revisión trimestral
- Exporta usuarios y licencias desde el Admin Center.
- Cruza los datos con RR. HH.: ¿quién sigue en plantilla?
- Comprueba el uso: último inicio de sesión hace más de 60 días = revisar.
- Revisa el uso de funcionalidades (M365 Usage Reports): ¿tiene E3 pero solo usa Word/Excel? Puede hacerse un downgrade.
- Desvincula las licencias no utilizadas en un plazo de 2 semanas.
Conexión con el proceso de baja
En el momento de la baja: conserva la licencia 30 días para mantener acceso al buzón y libérala después. De lo contrario, seguirá "alquilándose" a 12–35 €/mes.
¿Qué se obtiene a cambio?
Con 40 usuarios: un ahorro medio de 300–600 €/mes. Al año, entre 3.600 y 7.200 €. La revisión en sí cuesta 2 horas al trimestre. La rentabilidad habla por sí sola.
Ver también: pilar M365, revisiones de acceso periódicas.
Volledige gids: Gobernanza de Microsoft 365 para pymes — pragmática, no perfeccionista
Dit artikel is onderdeel van onze uitgebreide Microsoft 365 & Entra ID-gids. Lees de pillar voor het complete plaatje.
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