Warum du 30 Tage wartest, bevor du ein Konto löschst

Deaktivieren geht sofort. Löschen erst nach 30 Tagen. Das ist keine willkürliche Frist — hier sind die Gründe, die Risiken und was in diesen 30 Tagen zu tun ist.

Am letzten Arbeitstag: Konto deaktiviert. Erst 30 Tage später: gelöscht. Was passiert in diesen 30 Tagen?

Ziele der 30-Tage-Frist

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• E-Mail-Weiterleitung aktiv. Kunden, die noch an die alte Adresse schreiben, landen beim Nachfolger. Siehe E-Mail-Weiterleitung.
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• Dateien auffinden. Manchmal stellt sich heraus, dass ein geteilter OneDrive-Ordner noch benötigt wird oder ein Angebotsentwurf existiert, den sonst niemand hat.
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• Lizenzen zurückgewinnen. Erst nach 30 Tagen wird die M365-Lizenz freigegeben oder die temporäre Lösung läuft aus.
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• Rechtliche Frist. Manche Tarifverträge oder NDAs schreiben eine Mindestaufbewahrungsfrist vor.
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Was du in diesen 30 Tagen NICHT tust

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• Das Konto reaktivieren, um „kurz etwas nachzuschauen". Jede Reaktivierung ist ein Audit-Befund.
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• Das Passwort an den Nachfolger weitergeben, damit er sich einloggen kann. Nutze stattdessen Delegierung oder Weiterleitung.
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• Dateien einfach für private Zwecke der ausscheidenden Person kopieren. Das ist ein GDPR-Problem.
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Nach 30 Tagen

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• E-Mails gemäß Richtlinie archivieren (in der Regel 1–7 Jahre, je nach Branche).
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• OneDrive- / Google-Drive-Inhalte an einen Team-Speicherort übertragen oder archivieren.
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• Konto dauerhaft löschen.
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• Lizenz neu zuweisen oder kündigen.
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• Eintrag ins Vorfallsprotokoll: Offboarding erfolgreich abgeschlossen, Datum, Nachweis-Link.
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Siehe auch: Offboarding-Übersicht, rechtlicher Rahmen.