Verwerkersregister opstellen: wat erin moet en wat juist niet

Elk MKB met medewerkers heeft een verwerkersregister nodig. De AP controleert hier bij bijna elke inspectie. Hier het sjabloon + wat erin moet.

Het verwerkersregister (artikel 30 AVG) is het centrale document. Als de AP komt kijken is dit meestal de eerste vraag: "laat me uw register zien."

Per verwerking leg je vast

• Doel (bijv. "personeelsadministratie").
• Categorieën betrokkenen (medewerkers, sollicitanten, klanten).
• Categorieën persoonsgegevens (naam, e-mail, BSN, bankrekening).
• Juridische grondslag (contract, toestemming, gerechtvaardigd belang, wettelijke plicht).
• Ontvangers (wie krijgt dit — interne rollen, externe partijen).
• Bewaartermijn (zie bewaartermijnen).
• Beveiligingsmaatregelen (tech + organisatorisch).
• Indien van toepassing: doorgifte buiten EER.

Voorbeelden van verwerkingen in een MKB

• Personeelsadministratie.
• Klantdossiers / CRM.
• Facturatie-administratie.
• Nieuwsbrief-lijst.
• Website-bezoekersgegevens (analytics).
• Cookies / tracking.
• Cameratoezicht bij kantoor.
• Sollicitanten-administratie.

Formaat

Spreadsheet of Notion-database is prima. Geen vereiste rond specifieke tooling. Centraal, actueel, per categorie één rij.

Onderhoud

Elk kwartaal quick-check: nieuwe verwerkingen toegevoegd? Zijn er stopgezette verwerkingen? Jaarlijks volledige review.

Zie ook: AVG-pillar, verwerkersovereenkomsten.