Eind augustus: ruim oude accounts op voor het najaar begint

Voor het najaar losbarst is dit hét moment om te checken welke accounts nog openstaan van mensen die er niet meer werken. In vier lijstjes ben je eruit.

De zomervakantie loopt op zijn eind. Over een paar weken komen collega's terug van hun vakantie, stagiairs stromen in, en er start misschien een nieuwe medewerker. Handig moment om even stil te staan bij iets wat vaak vergeten wordt: welke accounts en toegangen liggen er eigenlijk klaar — of nog open — van mensen die er niet meer zijn?

Bij veel MKB-bedrijven zonder eigen IT-afdeling groeit de lijst met accounts stilletjes mee. Iemand vertrekt, en zijn mailbox blijft "voor de zekerheid" nog even staan. Een oud-collega heeft nog toegang tot de gedeelde Dropbox. De boekhouder van vorig jaar staat nog in het klantenportaal. Niemand kwaad, maar wel een risico.

Waarom eind augustus een goed moment is

De rust van de zomer is precies het moment om orde op zaken te stellen voordat het najaar losbarst. Twee redenen:

• Je hebt nog even tijd. Half september komen offertes, aanbestedingen en jaarplanningen los. Dan heb je geen zin meer in "even alle accounts nalopen".
• Nieuwe mensen komen binnen. Als je nu opruimt, kun je hen straks netjes toevoegen zonder dat de troep van vorig jaar nog meesluipt.

De vier lijstjes die je nu maakt

Je hoeft geen IT'er te zijn om dit te doen. Pak een leeg vel of een spreadsheet en maak vier kolommen.

1. Mensen die dit jaar weg zijn gegaan

Denk aan vaste medewerkers, maar ook aan stagiairs, ZZP'ers die een project deden, een tijdelijke boekhouder, of de webbouwer die vorig jaar de nieuwe site maakte. Zet ze allemaal op de lijst — ook als ze "op goede voet" vertrokken zijn. Dit gaat niet om vertrouwen, dit gaat om hygiëne.

2. Systemen en diensten waar iemand kan inloggen

Dit is meestal langer dan mensen denken. Een greep:

• E-mail en agenda (Microsoft 365, Google Workspace)
• Bestanden (SharePoint, OneDrive, Dropbox, Google Drive, NAS)
• Boekhoudpakket (Exact, Moneybird, e-Boekhouden)
• Webshop of website-beheer (WordPress, Shopify, Lightspeed)
• Klant- of projectsysteem (CRM, planningtool, ticketsysteem)
• Sociale media (Facebook-pagina, LinkedIn-bedrijfspagina, Instagram)
• Bankomgeving en betaal-apps
• Domeinnaam-beheerder en hostingpartij
• Wachtwoordkluis (als je die hebt)

3. Fysieke spullen

Niet alles zit online. Loop ook langs: kantoorsleutels, alarmcode, toegangspas, laptop, telefoon met bedrijfssim, hardware-sleutel (YubiKey), pinpas van de zaak.

4. Gedeelde accounts

Dit is de lastigste categorie. Denk aan de "info@"-mailbox waar meerdere mensen in kunnen, de gedeelde inlog voor het pakketbezorgersportaal, of het ene Facebook-wachtwoord dat "iedereen wel kent". Als iemand weggaat, verandert er hier vaak niets. Dat moet dus wel.

Van lijstje naar actie

Nu je overzicht hebt, doe je per vertrokken persoon drie dingen:

1. Deactiveren, niet meteen verwijderen. Zet accounts op inactief zodat mail nog binnenkomt en bestanden bewaard blijven, maar de persoon zelf niet meer kan inloggen. Verwijderen kan later.
2. Wachtwoorden van gedeelde accounts wijzigen. Alles waar de vertrokken persoon van wist: nieuw wachtwoord. Ja, dat is even gedoe, maar het is de enige manier.
3. Doorstuurregel instellen. Mail naar het oude adres een paar maanden laten doorlopen naar een collega of algemene inbox, zodat je niets mist.

Wat je ontdekt als je dit voor het eerst doet

Vrijwel altijd komen er dingen boven die je vergeten was. Een oud-stagiair die nog in de klantmap kan. Een externe die drie jaar geleden een cursus gaf en nog steeds in de Teams-omgeving staat. Een oud abonnement op naam van iemand die er niet meer werkt. Dat is niet erg — dat is precies waarom je het doet.

En als je hier één keer per half jaar bij stilstaat (bijvoorbeeld eind augustus en eind februari), wordt het steeds sneller. De eerste keer kost misschien een halve dag. De keer daarna een uur.

Klein maar belangrijk: 2FA opnieuw controleren

Bij het opruimen kom je ook accounts tegen waar tweestapsverificatie (2FA) hangt aan een telefoonnummer van een oud-collega. Die codes komen dan bij de verkeerde persoon terecht — of nergens meer. Loop ze langs en zet ze op een actueel telefoonnummer of een authenticator-app die bij het bedrijf blijft.

Hulp nodig?

Weet je niet waar te beginnen, of heb je het gevoel dat het overzicht kwijt is? Onze toegang-check is precies hiervoor bedoeld: samen brengen we in kaart wie waar bij kan, en ruimen we op wat weg mag. Wil je het zelf oppakken maar heb je ondersteuning nodig bij het instellen van 2FA voor de accounts die overblijven? Kijk dan bij 2FA implementeren.

Een half uurtje nu bespaart je een hoop hoofdpijn in het najaar.