Délégation de boîte mail dans M365 : délégué vs. partagée vs. accès complet

Assistante accédant à la boîte du CEO, support@ partagée, agenda délégué. Trois mécanismes techniquement distincts, chacun avec son propre modèle de permissions.

Trois façons de donner accès à votre boîte mail : la délégation, l'envoi au nom de, et la boîte partagée. Ces options ne sont pas interchangeables.

Délégation

Droits : afficher, modifier, gérer. Le délégué ouvre la boîte en tant que « délégué ». Cas d'usage typique : assistante accédant à la boîte du directeur. Le courrier reste associé au propriétaire de la boîte.

Envoi au nom de (Send-on-behalf)

Le délégué envoie des messages au nom d'une autre personne. L'e-mail affiche « [délégué] au nom de [propriétaire] ». Garantit la transparence : le destinataire sait qui a réellement envoyé le message.

Accès complet (Full Access)

Droits complets, y compris l'envoi en tant que (send-as). Le délégué envoie des e-mails qui semblent provenir directement du propriétaire. Risqué sans accord clair préalable. Ce type d'envoi est toutefois tracé dans le journal d'audit.

Boîte partagée (Shared mailbox)

Aucun propriétaire unique, plusieurs utilisateurs y ont accès. Typiquement : support@, info@. Aucune licence supplémentaire requise jusqu'à 50 Go. Solution la plus répandue — et la plus souvent mal utilisée : « tout le monde peut y accéder » devient vite « personne ne se sent responsable ».

Gouvernance

• Chaque boîte partagée doit avoir un responsable humain (chargé de supprimer les délégations lors d'un départ).
• Réviser annuellement la liste des délégations par boîte mail.
• Ne PAS utiliser l'envoi en tant que (send-as) entre collègues sans accord explicite.
• Lors de l'offboarding : vérifier spécifiquement les délégations, sans les oublier.

Voir aussi : M365 — vue d'ensemble.