Zakelijke klanten netjes factureren zonder gedoe

Kantoren en horeca bestellen vast bij je. Zo regel je correcte facturen zodat je administratie vanzelf klopt.

Als bakker ken je je zakelijke klanten vaak beter dan je particuliere. Het advocatenkantoor dat elke vrijdag verse broodjes voor de lunchvergadering laat komen, het hotel om de hoek dat je desembrood afneemt, de cateraar die rond de feestdagen ineens vijftig taartpunten nodig heeft. Prettige klanten, want ze bestellen regelmatig en in grotere aantallen. Maar juist bij die klanten loopt de administratie het snelst in de soep.

Een kantoor of horecazaak kan jouw broodjes niet zomaar afrekenen zoals een klant aan de toonbank. Zij hebben een correcte factuur nodig met het juiste BTW-tarief, hun bedrijfsgegevens en soms een inkoopnummer. Doe je dat handmatig, dan ben je op vrijdagavond nog bonnetjes na te tikken terwijl de oven al uit is. Hieronder lees je hoe je dat anders aanpakt, en hoe je ervoor zorgt dat de factuur klopt zonder dat jij er nog naar hoeft te kijken.

Een zakelijke klant wil iets anders dan de klant aan de toonbank

Bij een particulier die een verjaardagstaart afhaalt, is een bonnetje genoeg. Een bedrijf heeft die factuur nodig voor de eigen boekhouding en de BTW-aangifte. Daar horen jouw KVK-nummer en BTW-nummer op, de bedrijfsnaam en het adres van de klant, een factuurdatum en factuurnummer, en een duidelijke omschrijving per regel. Levert de administratie van dat kantoor jouw factuur niet netjes aan bij hun accountant, dan krijgen zij vervelende vragen, en jij een telefoontje met de vraag om een correctie. Zonde van je tijd tijdens de ochtenddrukte.

De oplossing is dat je zakelijke bestellingen los behandelt van de losse verkoop. Zodra een klant zich als bedrijf aanmeldt, weet het systeem dat er een echte factuur volgt en niet alleen een kassabon.

Zet het BTW-tarief in een keer goed

Hier gaat het in de bakkerij het vaakst mis. Brood, banket, taart en broodjes vallen onder het lage tarief van 9 procent. Maar niet alles wat je meelevert doet dat. Bezorgkosten kunnen onder 21 procent vallen, net als een fles wijn of een doos bonbons die je als relatiegeschenk verpakt, of het huren van serviesgoed en een broodplank bij een grotere bestelling. Zet je alles klakkeloos op 9 procent, dan klopt je aangifte niet.

• Brood, banket, gebak en belegde broodjes: 9 procent
• Bezorging als aparte dienst: vaak 21 procent
• Non-food zoals kaarsjes, servies, decoratie of drank: 21 procent

Als je per product het juiste tarief eenmalig vastlegt, rekent het systeem dat voortaan zelf uit. Een bestelling met tien broodjes plus bezorging krijgt dan automatisch twee tarieven op de factuur, netjes uitgesplitst.

Bundel losse bestellingen tot een maandfactuur

Een kantoor dat drie keer per week broodjes bestelt, wil geen twaalf losse facturen per maand. Dat is voor hen een administratieve last en voor jou extra werk. Veel zakelijke klanten vragen om een verzamelfactuur: alle leveringen van een maand op een rij, met daarop de datum van elke levering en een totaalbedrag onderaan.

Met geautomatiseerde facturatie verzamel je elke levering onder de klant en stuur je op de laatste werkdag van de maand een keurige verzamelfactuur. De klant ziet precies welke bestellingen erin zitten, jij hoeft niets bij te houden, en niemand vergeet een levering te factureren.

Zet het inkoopnummer meteen op de factuur

Grotere organisaties en horecaketens werken met een inkoopnummer of PO-nummer. Zonder dat nummer op de factuur belandt jouw rekening onderop de stapel bij hun crediteurenadministratie en wacht je weken op je geld. Vraag dat nummer daarom bij de bestelling uit en laat het automatisch op de factuur meelopen. Een klein veld bij het bestellen dat een groot verschil maakt in hoe snel je betaald wordt.

Vaste bestellingen hoef je niet elke keer over te tikken

Veel zakelijke klanten bestellen hetzelfde ritme: elke maandag twintig krentenbollen, elke vrijdag de vergaderbroodjes, of elke eerste van de maand een taart voor de jarigen op kantoor. Dat soort terugkerende afspraken hoef je niet steeds opnieuw in te voeren.

Leg de vaste bestelling een keer vast als terugkerende order. De bestelling verschijnt dan vanzelf op jouw productielijst voor die dag, en de factuur wordt automatisch opgemaakt. Verandert de klant een keer het aantal of zegt hij een levering af voor de zomervakantie, dan pas je alleen die ene keer aan.

Regel de betaaltermijn en de herinnering vooraf

Bedrijven betalen zelden meteen. Een betaaltermijn van 14 of 30 dagen is normaal, maar dan moet je wel bijhouden wie er nog moet betalen. Dat vergeten is verloren omzet, en een klant nabellen is ongemakkelijk als je hem elke week weer aan de deur ziet.

Laat het systeem de openstaande facturen bewaken. Is een factuur na de afgesproken termijn nog niet betaald, dan gaat er automatisch een vriendelijke herinnering uit. Jij hoeft niet zelf de confrontatie aan te gaan, en je geld komt sneller binnen zonder dat de goede band met je vaste afnemer eronder lijdt.

Laat je facturen aansluiten op je boekhouding

De echte tijdwinst zit erin dat je de cijfers niet nog een keer overtikt. Elke factuur die je verstuurt kan direct doorstromen naar je boekhoudpakket, met het juiste BTW-tarief er al aan gekoppeld. Als de BTW-aangifte per kwartaal langskomt, staat alles al op de goede plek. Geen schoenendoos met bonnen, geen avond puzzelen welke levering onder welk tarief viel. Voor een bakker die liever om vier uur opstaat voor het deeg dan om tien uur nog achter de administratie zit, scheelt dat een hoop.

Geef je zakelijke klanten een eigen portaal

Een kantoor of restaurant dat vaak bij je bestelt, waardeert het als het zijn eigen bestellingen en facturen kan terugvinden. In een klantenportaal ziet de inkoper of officemanager de openstaande en betaalde facturen, kan hij een oude factuur opnieuw downloaden voor de accountant, en de vaste bestelling makkelijk aanpassen. Dat scheelt jou telefoontjes met vragen als kun je de factuur van vorige maand nog een keer sturen, en het maakt je een leverancier waar ze graag mee blijven werken.

Wil je zien hoe dit er voor jouw bakkerij uitziet? Je kunt vrijblijvend een gratis voorbeeld aanvragen: je typt de naam van je zaak en krijgt meteen een voorbeeld te zien van je eigen website met bestel- en factuuromgeving erin. Zo merk je zelf hoeveel rustiger je administratie wordt terwijl jij gewoon aan het bakken bent.