Overstappen naar een nieuwe boekhouder: makkelijker dan je denkt

Wisselen van boekhouder voelt als gedoe, maar het is vooral een paar afspraken en een goede overdracht. Zo pak je het rustig aan.

Je bent goed in je vak en je boekhouding loopt. Niet geweldig misschien, maar het loopt. Juist daarom blijf je zitten waar je zit, ook al knaagt er iets. Je jaarrekening komt pas laat, je hoort ergens in mei dat je meer moet bijbetalen dan je had verwacht, of je stelt een simpele vraag over je BTW-aangifte en wacht drie dagen op antwoord. Toch stel je de overstap uit, want het voelt als slepen met dozen vol bonnen en een boekhoudpakket dat je opnieuw moet leren.

In de praktijk valt dat mee. Wisselen van boekhouder is grotendeels een kwestie van een paar afspraken maken, wat toegang delen en zorgen voor een nette overdracht. Ik loop met je langs wat er echt bij komt kijken, zodat je een keuze maakt op basis van wat het je oplevert in plaats van uit gewoonte te blijven hangen.

Waarom je blijft terwijl het schuurt

De meeste ondernemers stappen niet over omdat ze bang zijn iets te missen. Je oude boekhouder kent je geschiedenis, weet dat je vorig jaar een investering in gereedschap hebt gedaan en heeft je aangiftes altijd op tijd ingediend. Dat gevoel van bekend terrein weegt zwaar. Maar bekend is niet hetzelfde als goed. Als je pas na afloop van het boekjaar hoort hoe je ervoor staat, kun je nergens meer op sturen. Een boekhouder die je door het jaar heen bijpraat over je voorlopige aanslag en je liquiditeit is een heel ander soort samenwerking dan iemand die eens per jaar een jaarrekening over de schutting gooit.

Het beste moment om te wisselen

Het rustigste moment om over te stappen is rond de jaarwisseling, na afsluiting van een boekjaar. Je oude boekhouder rondt dan het complete jaar af met een jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting, en je nieuwe kantoor begint met een schone lei per 1 januari. Zo hoef je geen half boekjaar op te knippen tussen twee partijen en blijft je grootboek in een doorlopende lijn.

Wacht je liever niet tot het jaareinde, dan kan een overstap per kwartaal ook prima. Kies dan een moment vlak na een ingediende BTW-aangifte, zodat het lopende tijdvak niet halverwege bij de een begint en bij de ander eindigt. Vind je het spannend om het zelf te timen, leg die vraag gewoon voor. Een goed kantoor rekent met je mee wanneer het handigst schakelen is.

Wat je meeneemt naar je nieuwe boekhouder

Je hoeft echt geen archiefkast leeg te halen. In de meeste gevallen gaat het om een beperkt setje stukken en toegangen. Denk aan:

• De laatste jaarrekening plus de kolommenbalans en saldibalans van het lopende jaar
• De aangiftes inkomstenbelasting en BTW van de afgelopen jaren
• Een export van je administratie uit je huidige pakket, of toegang tot dat pakket
• De beginbalans per overstapdatum, zodat de openingssaldi kloppen
• Lopende afspraken zoals een betalingsregeling met de Belastingdienst of een voorlopige aanslag

Werk je met salarisadministratie voor personeel, dan komen daar de loonstroken, de jaaropgaven en de lopende loonaangiftes bij. Ook dat is een kwestie van een map delen, geen weken werk.

Machtigingen bij de Belastingdienst

Dit is het stuk waar veel ondernemers tegenop zien, en juist dit regelt je nieuwe kantoor grotendeels voor je. Je huidige boekhouder heeft machtigingen lopen om namens jou aangifte te doen en om Serviceberichten Aanslag en de vooraf ingevulde gegevens op te halen. Bij een overstap wordt de oude machtiging ingetrokken en zet het nieuwe kantoor een eigen machtiging klaar. Jij hoeft die meestal alleen te bevestigen. Let er wel op dat de oude machtiging pas vervalt nadat het laatste jaar is ingediend, anders blijft er een aangifte tussen wal en schip hangen. Een nette overdracht regelt precies die volgorde.

Je hoeft niet altijd van pakket te wisselen

Veel mensen denken dat een nieuwe boekhouder automatisch een nieuw boekhoudpakket betekent en dat ze weer moeten wennen aan andere schermen. Dat hoeft niet. Werk je met een pakket als Moneybird, e-Boekhouden, Twinfield of Exact Online, dan kan je nieuwe kantoor daar vaak gewoon op inloggen als adviseur. Je bankkoppeling, je facturatie en je vaste boekingsregels blijven staan. Als een overstap naar een ander pakket wel verstandig is, bijvoorbeeld omdat je nu dubbel werk doet met je facturen, dan wordt dat een bewuste keuze met een reden, niet iets wat je erbij krijgt.

Wat een goede overdracht inhoudt

Een nette overdracht is meer dan een bestand doorsturen. Je nieuwe boekhouder wil de openingsbalans kunnen aansluiten op de laatst gedeponeerde jaarrekening, wil weten welke posten nog openstaan bij debiteuren en crediteuren, en wil zien of er nog een voorlopige aanslag of teruggaaf loopt. Vraag je oude kantoor daarom om de administratie afgesloten en aangesloten op te leveren, niet halverwege een boeking. De meeste boekhouders werken hier gewoon aan mee, want zij hebben ook geen belang bij loze eindjes. Merk je terughoudendheid, dan zegt dat vaak meer over waarom je wilde overstappen dan over de overstap zelf.

Het eerste gesprek is laagdrempelig

Je zit nergens aan vast door een keer te praten. Een goed eerste gesprek gaat niet over pakketten en tarieven, maar over hoe jouw onderneming in elkaar zit. Werk je met de kleineondernemersregeling, haal je het urencriterium voor de zelfstandigenaftrek, heb je voorraad of juist onderhanden werk, factureer je met verlegde BTW aan de bouw. Uit dat soort vragen blijkt snel of iemand jouw situatie snapt. Plan zo'n gesprek op een moment dat jou uitkomt, bijvoorbeeld online aan het eind van je werkdag, zodat je er geen klus voor hoeft te laten liggen.

Zie eerst wat mogelijk is

Als je nog twijfelt, hoef je geen groot besluit te nemen. Je kunt vrijblijvend een gratis voorbeeld aanvragen door je bedrijfsnaam in te vullen, en dan zie je meteen hoe je nieuwe situatie eruit kan zien, van een overzichtelijk klantenportaal tot online een afspraak inplannen voor dat eerste gesprek. Kijk rustig rond, vergelijk het met je huidige gevoel over je boekhouding, en beslis daarna pas. Overstappen begint namelijk niet met slepen met dozen, maar met een keer kijken.