Vergoeding uitleggen op je website zonder ruis

Zo leg je op je site rustig uit wat clienten van hun aanvullende verzekering mogen verwachten, zonder beloftes.

Als acupuncturist krijg je de vraag bijna elke week aan de telefoon of in de behandelkamer: wordt dit vergoed? Het antwoord is zelden een simpel ja of nee. Het hangt af van de aanvullende verzekering, het gekozen pakket en de beroepsvereniging waar jij bij aangesloten bent. Toch verwachten clienten dat ze het op je website in een paar zinnen begrijpen. Lukt dat niet, dan krijg je dezelfde vraag telkens opnieuw, of erger: iemand rekent op een bedrag dat er achteraf niet blijkt te zijn.

Hieronder lees je hoe je op je site eerlijk en rustig uitlegt wat clienten van hun aanvullende verzekering mogen verwachten, zonder beloftes te doen die je niet kunt waarmaken. Geen ronkende taal, gewoon duidelijkheid die de telefoon rustiger maakt en het vertrouwen groter.

Waarom vergoeding zoveel vragen oproept

Acupunctuur zit niet in de basisverzekering. Het valt onder alternatieve of complementaire zorg en wordt alleen vergoed vanuit een aanvullend pakket. Dat maakt het meteen ingewikkeld, want elke verzekeraar hanteert een eigen dagvergoeding, een eigen maximum per jaar en een eigen lijst met erkende beroepsverenigingen. De ene client heeft een pakket dat veertig euro per behandeling teruggeeft tot een jaarmaximum, de ander krijgt niets omdat hij alleen de basis heeft. Jij kunt dat verschil niet wegnemen, maar je kunt wel voorkomen dat mensen met de verkeerde verwachting binnenkomen.

Leg uit onder welk potje het valt

Zet op je site in gewone taal dat acupunctuur onder de aanvullende verzekering valt, in de meeste polissen onder de noemer alternatieve geneeswijzen of natuurgeneeskunde. Noem er meteen twee praktische punten bij die veel misverstanden schelen: voor deze zorg geldt geen eigen risico, want dat geldt alleen voor de basisverzekering, en je hebt in de regel geen verwijzing van de huisarts nodig. Dat zijn twee dingen die clienten vaak niet weten en die je in twee zinnen kunt rechtzetten.

Beloof niets, verwijs naar de eigen polis

De valkuil is dat je te stellig wordt. Schrijf nooit dat een behandeling vergoed wordt, want dat weet je niet: het hangt af van het pakket van die ene client. Formuleer het als een mogelijkheid en leg de bal bij de verzekeraar. Een zin als deze werkt goed: veel aanvullende pakketten vergoeden een deel van de behandeling, kijk voor jouw situatie in je polisvoorwaarden onder alternatieve geneeswijzen of bel je zorgverzekeraar. Zo help je iemand op weg zonder dat je een toezegging doet die niet klopt.

Noem je beroepsvereniging en je AGB-code

Of een verzekeraar uitkeert, hangt af van je lidmaatschap bij een erkende beroepsvereniging. Voor acupuncturisten zijn dat er een paar, zoals de NVA, de Zhong, de NVTCG of een koepel als de RBCZ met een licentie. Vermeld duidelijk bij welke jij bent aangesloten en zet je AGB-code en eventueel je registratienummer op je site. Verzekeraars koppelen de vergoeding aan die registratie, dus voor een client die het zeker wil weten is dit precies de informatie die hij nodig heeft om zijn polis na te slaan.

Vertel wat er op de nota staat

Clienten declareren zelf: jij stuurt een nota, zij dienen die in bij de verzekeraar. Leg dat proces kort uit, want het scheelt vragen achteraf. Zet op je pagina dat de nota alle gegevens bevat die de verzekeraar wil zien, en noem ze concreet. Denk aan:

• je naam, praktijkadres en AGB-code
• de naam en geboortedatum van de client
• de behandeldatum en de prestatiecode voor acupunctuur
• het betaalde bedrag en de vermelding dat het voldaan is

Als je met een prestatiecode werkt die verzekeraars herkennen, benoem dat je die op de nota zet. Een client die weet dat de nota compleet is, dient hem met meer vertrouwen in en belt jou niet met de vraag of er nog iets ontbreekt.

Bouw een aparte, rustige vergoedingspagina

Prop dit niet weg in een lange lap tekst onder je tarieven. Maak er een eigen pagina van, met een heldere kop en korte stukjes. Een opbouw die werkt:

• een korte alinea dat acupunctuur onder de aanvullende verzekering valt
• de twee geruststellende punten: geen eigen risico, meestal geen verwijzing nodig
• je beroepsvereniging, AGB-code en registratie
• hoe het declareren in zijn werk gaat
• een eerlijke afsluiter dat de hoogte per polis verschilt en dat de eigen verzekeraar het laatste woord heeft

Vermijd tabellen met bedragen per verzekeraar. Die veranderen elk jaar in januari, en een verouderd bedrag op je site voelt voor een client als een gebroken belofte. Verwijs liever naar de polis dan een getal te noemen dat je moet bijhouden.

Houd het actueel zonder er werk aan te hebben

Pakketten en voorwaarden wijzigen jaarlijks. Je wilt niet dat een client afgaat op informatie van drie jaar geleden. Zet er een zin bij dat de voorwaarden per jaar kunnen veranderen en verwijs voor de actuele stand naar de verzekeraar. Zo blijft je pagina kloppen, ook als je hem een tijdje niet aanraakt. Een goed gebouwde site helpt daarbij: als je zelf in een paar klikken een tekst kunt aanpassen op het moment dat jouw beroepsvereniging of registratie wijzigt, blijf je niet afhankelijk van iemand anders.

Laat je site het rustige werk doen

Een vergoedingspagina die klopt, doet meer dan vragen beantwoorden. Ze wekt vertrouwen, want ze laat zien dat je eerlijk bent over wat je wel en niet kunt beloven. En ze neemt jou werk uit handen: minder telefoontjes over declareren, minder teleurstelling aan de balie. Bij Betergeregeld bouwen we een professionele website waarop deze uitleg helder staat, waar clienten daarna in een paar stappen zelf een afspraak boeken en waar je teksten aanpast wanneer de voorwaarden veranderen. Zo werkt je site voor je, ook als jij in de behandelkamer bezig bent.

Benieuwd hoe zo'n heldere praktijksite er voor jou uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan met de naam van je praktijk, dan zie je meteen een eerste opzet van je eigen site.