De 10 vragen die cliënten altijd stellen — en hoe je site ze beantwoordt

De tien vragen die elke cliënt stelt over kosten, vergoeding en aanmelden, en hoe je FAQ plus AI-assistent ze afvangt.

Je kent het ritme van je praktijk. De telefoon gaat midden in een consult, je voicemail loopt vol en in je mailbox staan tien berichten die allemaal ongeveer hetzelfde vragen: wordt dit vergoed, heb ik een verwijzing nodig en hoe lang duurt zo'n traject. Elke vraag is terecht, maar samen vreten ze je dag op. Terwijl je met een cliënt een eetdagboek doorneemt, hangt er iemand af omdat je site geen antwoord gaf.

Een goede pagina met veelgestelde vragen vangt het grootste deel daarvan af, en een AI-assistent op je site pakt de rest op het moment dat jij niet kunt opnemen. Hieronder de tien vragen die in vrijwel elke diëtistenpraktijk terugkomen, en hoe je je site ze zo laat beantwoorden dat de beller eigenlijk al cliënt is voordat hij belt.

1 en 2. Wordt het vergoed en gaat het van mijn eigen risico af?

Dit is bijna altijd de eerste vraag, en de verwarring erachter is groot. Leg op je site helder uit dat dieetadvisering voor drie uur per kalenderjaar in de basisverzekering zit, dat dit onder het eigen risico valt en dat een aanvullende polis soms extra uren dekt. Zet er direct bij dat begeleiding via ketenzorg bij diabetes, COPD of een verhoogd risico op hart- en vaatziekten meestal buiten het eigen risico valt, omdat die via de zorggroep loopt. Die ene alinea scheelt je tientallen telefoontjes per maand.

Noem geen bedragen die je niet hard kunt maken, maar verwijs naar de eigen polis van de cliënt. Een zin als kijk in je polis onder dieetadvisering of diëtetiek voorkomt dat mensen jou verantwoordelijk houden voor hun dekking.

3. Heb ik een verwijzing van de huisarts nodig?

Sinds de directe toegankelijkheid mag een cliënt zonder verwijzing bij je binnenlopen, maar niet elke verzekeraar vergoedt dat zonder meer, en voor ketenzorg heb je de verwijzing van huisarts of praktijkondersteuner wel nodig. Zet beide situaties naast elkaar op je site, zodat iemand met diabetes weet dat hij eerst langs de praktijkondersteuner moet en iemand die wil afvallen gewoon een afspraak kan plannen.

4. Wat kost een consult als ik het zelf betaal?

Werk je met een tarief per kwartier, maak dat dan zichtbaar. Mensen die hun drie uur al gebruikt hebben of hun eigen risico niet willen aanspreken, willen vooraf weten waar ze aan toe zijn. Een kort rekenvoorbeeld met een eerste consult en een vervolgafspraak geeft rust en houdt het aantal afzeggingen laag. Vermeld ook wat er gebeurt bij een no-show of een te late afzegging, want dat is precies het soort informatie dat mensen achteraf claimen niet gezien te hebben.

5. Hoe lang duurt een eerste afspraak en hoeveel consulten heb ik nodig?

Beschrijf je eerste consult concreet: het intakegesprek, het uitvragen van eetpatroon, leefstijl en eventueel bloedwaarden, en het opstellen van een persoonlijk plan. Vertel dat vervolgconsulten korter zijn en dat het aantal afspraken afhangt van het doel. Beloof geen resultaten, maar schets wel het traject, zodat iemand begrijpt dat een enkel gesprek zelden genoeg is.

6. Wat moet ik meenemen naar de eerste afspraak?

Een klein lijstje op je site voorkomt half mislukte intakes:

• een geldig legitimatiebewijs en je verzekeringsgegevens
• de verwijsbrief, als je die hebt
• een actueel medicatieoverzicht van de apotheek
• eventuele recente bloedwaarden of een brief van je arts
• een ingevuld eetdagboek van een paar dagen

Laat dat lijstje ook automatisch meegaan in de bevestigingsmail na het boeken, dan hoeft niemand er nog naar te zoeken.

7. Kan ik zelf online een afspraak inplannen?

Steeds meer cliënten willen niet bellen maar om elf uur 's avonds op de bank een moment uitkiezen. Een boekingsmodule die jouw echte beschikbaarheid toont, meteen koppelt aan je agenda en een intakeformulier meestuurt, haalt het geregel bij jou weg. Betergeregeld bouwt die online afsprakenfunctie standaard in je site, met een klantenportaal waar mensen hun afspraken en formulieren terugvinden.

8. Kan het consult ook via beeldbellen?

Voor veel vervolgafspraken hoeft iemand niet naar de praktijk te komen. Zet op je site of je online consulten aanbiedt en dat die onder dezelfde voorwaarden vergoed worden als een gesprek op locatie. Cliënten met een druk gezin of weinig reistijd kiezen daar graag voor, en jij houdt je agenda voller. Vertel er kort bij hoe het werkt, dat ze een link krijgen en geen software hoeven te installeren, dan neemt de drempel af en hoef je die uitleg niet telkens door de telefoon te geven.

9 en 10. Kan ik ergens terecht buiten je spreekuur en hoe snel kan ik beginnen?

De laatste twee vragen gaan over bereikbaarheid en wachttijd. Hier komt de AI-assistent in beeld. Die staat dag en nacht op je site, kent je FAQ, je tarieven en je werkwijze, en beantwoordt vragen over vergoeding, verwijzing en aanmelden in gewone taal. Kan hij het niet oplossen, dan noteert hij de gegevens en zet de aanvraag voor je klaar. Zo mis je geen cliënt meer omdat je aan tafel zat of al naar huis was.

Het mooie is de combinatie: een strakke FAQ vangt de standaardvragen af, de assistent vangt de rest en de overgebleven echte gesprekken houd jij voor het werk waar je goed in bent. Wie tevreden vertrekt laat bovendien makkelijker een review achter, iets wat Betergeregeld automatisch voor je verzamelt en wat je vindbaarheid in Google bij mensen uit de buurt een duw geeft.

Zet je antwoorden een keer goed neer

Je hoeft deze tien vragen maar een keer echt goed te beantwoorden. Daarna doet je site het werk, elke dag opnieuw, ook als jij een dagje vrij bent. Wil je zien hoe zoiets er voor jouw praktijk uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan: typ je bedrijfsnaam en je ziet meteen een voorbeeld van je eigen site, inclusief FAQ en AI-assistent.